¿Cómo Crear una Tabla Dinámica?

Aprende a Crear tu Propia Tabla Dinámica.

Requisitos para Crear una Tabla Dinámica.

Crear una Tabla Dinámica hoy en día es una de las tareas más simples dentro de las funciones avanzadas de Microsoft Excel. Aunque la forma de crear difiera un poco en las versiones de Excel 2010 y la versión de Excel 2013 y 2016, este artículo se aplica a las versiones de Excel 2013 y 2016. Independientemente de la versión de Excel que tengas, es importante aclarar que para crear una Tabla Dinámica se necesita cumplir los siguientes requisitos.

  1. La base de datos debe ordenarse en columnas. Es decir, cada tipo de dato debe registrarse uno abajo del otro, tal como muestra la imagen. Si esta regla no se cumple, es imposible que se pueda generar la tabla. Por lo tanto, a partir de hoy, debes crear bases de datos en forma de columnas.
  2. Cada columna debe tener un encabezado o título. Esto es de vital importancia ya que la Tabla tomará cada título como un “CAMPO” y esto nos servirá para generar los resúmenes o cálculos a realizar con cada columna. Por lo tanto recomendamos además, que cada columna reciba un “nombre” distinto, para poder identificarla exactamente.cómo crear una tabla dinámica
  3. Las columnas que contengan valores que puedan generar operaciones aritméticas (suma, resta, división y multiplicación) deben configurarse con el formato adecuado. Es decir, si existe un valor monetario en dólares, ejemplo 1.200 USD, debemos ser cuidadosos que el separador de miles corresponda a la configuración de número o una configuración contable y que el símbolo del dólar no sea un texto. Es decir, la columna con valor debe tener formato numérico, contable, fecha, etc. Pero no de “texto”, esto es importante a la hora de hacer resúmenes con la tabla dinámica.

Crea y define la Tabla.

Cumpliendo todos los requisitos, empecemos a crear una tabla dinámica.

  • Debes posicionar el cursor en cualquier celda de tu base de datos, o, marcar toda la base de datos, cualquier opción es válida.
  • Ve a la pestaña “Insertar”, veras varias herramientas y entre ellas la opción “Tabla dinámica”, elige esta opción.Insertar tabla dinámica
  • Automáticamente se genera un cuadro llamado “Crear Tabla Dinámica”. Excel da la opción de elegir algunos ajustes que veremos a continuación:cuadro crear tabla dinámica
    1. La primera opción nos solicita que datos se introducirá en la Tabla, como verás por defecto toma los datos de la base de datos en el cual está posicionado el cursor. Por lo tanto esta opción no la tocamos.
    2. La segunda opción dice “Elija donde desea colocar el informe de tabla dinámica”, como opción predeterminada se encuentra seleccionada la opción “nueva hoja de cálculo” pero puedes colocar la tabla donde mejor te quede, incluso en cualquier hoja de este libro, para ello selecciona la opción “Hoja de cálculo existente”, ahora debes posicionar tu cursor en el lugar exacto donde deseas que la tabla aparezca. A modo didáctico, no realizaremos ninguna modificación en este cuadro, por lo tanto presionamos el botón “Aceptar”
  • Ya tenemos creada la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía porque Excel no adivinará cuales son nuestros objetivos con ella. Por eso es importante entender “como se quieren ver los datos”.cuadro de creación de tabla dinámica

Partes de la tabla dinámica.

Ahora nos concentraremos en APRENDER y ENTENDER las partes de la tabla dinámica,  luego definiremos los objetivos.

En el cuadro de la izquierda tenemos definida la zona donde se visualizará la tabla.

creación de una tabla dinámica en excel

A la derecha tenemos un cuadro llamado “Campos de la Tabla Dinámica”, allí se encuentran todos los títulos de columnas con un cuadrito a la izquierda de cada título para poder seleccionarlo.

crear una tabla dinámica

Más debajo del cuadro “Campos de la Tabla Dinámica” se encuentras 4 cuadros ordenados como cuatro cuadrantes, llamados: Filtros, Columnas, Filas y Valores. En este sector “arrastraremos los campos” según nuestra necesidad.

Casos prácticos

Empecemos a generar una tabla dinámica, para ello tenemos que definir un objetivo. Con fines didácticos estableceremos un objetivo con el ejemplo de la base de datos que se mostró más arriba y que lo puede descargar para utilizarla como ejercicio.

Presiona aquí para descargar la base de datos de ejemplo.

OBJETIVO: “Se solicita la venta TOTAL de cada producto”

Con este objetivo, trabajemos con nuestra tabla:

  • Tenemos dos campos que vamos a utilizar: El campo “Producto” y el campo “Ventas”
  • Arrastra el campo producto en la zona FILAS
  • Arrastra el campo “Ventas” en el campo COLUMNAS
  • Verifica en la zona COLUMNAS diga “Suma de VENTAS” ya que puede decir “Cuenta o Porcentaje, etc.” en este caso tiene que decir SUMA.

Ahora podemos verificar que la tabla dinámica se encuentra listados todos los productos ordenados por abecedario, ningún producto se duplica ya que se suman TODAS las ventas de cada producto automáticamente.

automatizar función

Veamos otro ejemplo, ahora con otro objetivo pero de la misma base de datos.

OBJETIVO: “Se solicita un informe de ventas por cliente”

Con este nuevo objetivo configuremos la misma tabla como sigue:

  • Tenemos que “des-tildar” el campo PRODUCTO, o simplemente desliza de la zona FILA a la zona de campos nuevamente.
  • En la zona de VALORES, dejamos sin mover el campo VENTAS.
  • Arrastramos a la zona FILA el campo CLIENTE y listo, tenemos las ventas de cada cliente, en este caso de toda la tabla.criterios para crear la tabla dinámica

OBJETIVO: “Se solicita las ventas por cliente abierto por fecha”

En este nuevo caso se agrega un detalle más a la tabla anterior, se desean los datos abiertos por día. Entonces trabajemos:

  • Arrastramos el campo FECHA en la zona Columnas
  • Automáticamente se muestra en la tabla las fechas y la suma de ventas por día de cada cliente.curso de excel

OBJETIVO: “Se solicita un informe de ventas abierto por fecha pero solo las entregadas por el camión 3002A»

Siempre utilizamos la misma tabla, de ahí su nombre de “Tabla Dinámica”, en este caso debemos filtrar un solo camión.

  • Se arrastra el campo CAMIÓN en la zona “FILTRO”
  • Ahora en la tabla dinámica se debe seleccionar solo el camión en cuestión para mostrar sus datos.paso a paso para crear una tabla dinámica

Resumen

De forma sencilla hemos explicado  como crear una tabla dinámica, aún queda mucho por aprender de esta herramienta, pero su funcionamiento básico lo hemos expuesto de una manera práctica.

Si deseas aprender más de sobre Tablas Dinámicas, puedes acceder al curso de Excel Online, donde vemos paso a paso y con vídeos de alta definición TODAS las funciones disponibles de Tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

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Insertar gráfico circular 3d

Veremos el caso de una función bastante usada en excel, la cual es básica pero fundamental. Se trata de cómo insertar un gráfico circular en 3d (tercera dimensión). Este tipo de ejercicio le ayudará a desenvolverse mejor a la hora de hacer informes para la empresa donde trabaja o de igual forma si es un profesional independiente.

Insertar gráfico circular 3d

La propiedad fundamental que tiene un gráfico es ser de ayuda para dar a entender mejor la información. Cuando uno ve algo de manera gráfico puede entender, incluso mejor que leyéndolo. Tomemos el ejemplo del especialista en cierta área que debe exponer un informe a los directores de diferentes departamentos, cada director responsable de su área, no es especialista en los absoluto sobre lo que se expondrá, pero para su área es de suma importancia dicho informe. Por lo que hacer que todos entiendan es una tarea fundamental. Es responsabilidad de uno informar correctamente y con la mayor precisión posible.

Antes que nada usted debería tener datos, dichos datos que luego serían volcados en la gráfica, como lo veremos en el ejemplo a continuación:

datos cargados

Con este sencillo gráfico de ejemplo puede empezar para practicar y comprender mejor como realizar está función tan útil.

Luego el siguiente paso es seleccionar completamente los campos que desea que se visualicen en el gráfico circular.

seleccionar campos

Esto serán los datos que será integrados al gráfico.

En el siguiente paso debe hacer clic en “insertar” y luego en “imagen”, nótese que siguen seleccionados los datos de la planilla.

insertar imagen en excel

En esta imagen puede ver las opción de qué tipo de gráfico circular puede elegir.

Clic en circular y luego escoja el tipo de gráfico circular en 3d que desee.

gráfico circular

Tiene dos opciones, una es para datos generales y la otra para resaltar algún dato en particular, de acuerdo al objetivo que tenga debe elegir.

En la hoja usted puede escoger un estilo predeterminado o crear el suyo propio:

estilo predeterminado

Escoja bien los colores, recuerde en este punto que los contrastes de colores ayudan a visualizar mejor los datos numéricos. Por ejemplo, Si el color de fondo es verde lo más recomendable es que las letras o números sean de color blanco, o si es el color de fondo es amarillo puede usar letras rojas o negras.

Cuenta con varias opciones para agregar más datos al gráfico, uno de ellos es agregar porcentajes:

aregar porcentajes al gráfico

Consejos útiles:

Para dar mejores detalles sobre su trabajo es bueno poner ciertos ratios previamente vistos, con el objetivo de arrojar más luz acerca de los datos recabados. Exponer datos correctamente es importante, con la ayuda de unos buenos gráficos esto será posible, ya que los mismo complementan el informe. Un informe llega a ser útil cuando la información es pertinente, oportuna, exacta y de fácil compresión. Poder sintetizar las cosas es una herramienta que podría tener muchas ventajas. Las ventajas a ser aprovechadas son varias, podemos entender que estas pueden no estar directamente relacionadas, pero que tendrán valor dentro del contexto.

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Metodología

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Imagen ilustrativa de macros en excel.
metodología del curso de excel

Carpetas y lecciones.

Al entrar en las carpetas haciendo clic llevará a un cuadro de dialogo, en el cual debes ingresar tu usuario y clave. En ese punto estarás dentro de la zona para alumnos, donde tendrás la opción de escoger alguna carpeta, en cada carpeta tendrás una lección a seguir, verás un listado completo de ellas. Puedes comenzar con la lección de tu interés. Lo recomendable es empezar de cero, para hacer un repaso general de todos los conceptos y practicas. Cada carpeta contiene uno o más vídeos de entrenamiento. Los entrenamientos consisten en poner en practica los conocimientos. Para hacer las practicas, deberá tener una computadora, no podrá realizar los ejercicios desde un celular. La recomendación es usar una computadora que disponga el programa. Para bajar los archivos necesitará una conexión estándar. Los vídeos pueden ser bajados directamente, sin la necesidad de descargar previamente otro programa.

Progreso y descargas.

Este curso de Excel tiene la particularidad de que puedes seguir tu avance desde el tablero. Usted hace su tiempo y escoger por donde empezar.
-Puedes descargar la planilla que se desarrolla en cada lección para practicar lo aprendido. Es importante consolidar los conocimientos practicando los aprendido.
-Puedes descargar los vídeos de cada lección para verlos sin conexión a Internet. Este es un factor importante ya que no dependerá de contar con una conexión para seguir los estudios de Excel.
-Puedes hacer preguntas en vivo a un profesor calificado. Tenga en cuanta los horarios de atención. Aunque lo primordial para nosotros es que usted termine dominando Excel.

Atención y calidad.

Puedes compartir archivos con el profesor para guiarte en lo necesario. El curso de Excel online está diseñado para que puedes aprender Excel en forma práctica. Contamos con los módulos:
1. Básico.
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Tenemos secciones a las cuales puede ingresar para conocer más acerca de nosotros y el producto que ofrecemos.
Ingrese a ver las funciones de Excel, tablas dinámicas, base de datos, celda, columnas, filas, hojas y libro.

Calendario 2014

Las fechas destacadas y todo lo que necesites recordar.
En está imagen puedes observar el calendario 2014 completo (está marcados los días festivos, los sábados y los domingos de cada mes).
calendario de México 2014 completo
En el caso que estés buscando alguna fecha especifica te podrá ser muy útil, si deseas saber en el mencionado año que día fue tus cumpleaños, navidad, año nuevo o alguna fecha importante para ti.

Calendario 2014 para los días festivos en México:

calendario 2014 días festivos méxico

Ten en cuenta que los días festivos que fueron separados, es probable, que también tengas en algunos de ellos «días libres» en el trabajo, puedes organizarte de tal forma para aprovecharlos con tus días de vacaciones.

Calendario Escolar 2014 de México.

calendario escolar 2014 México

Lee estas las notas para entender mejor:
Las flechas con bordes amarillos cuyas puntas apuntan hacia la derecha son de inicio de clases.
Las flechas con bordes amarillos cuyas puntas apuntan hacia la izquierda son del fin de clases.
Los cuadrados de color verde son fechas para las reinscripciones.
Los cuadrados de color verde limón son las fechas para las inscripciones.
Los redondos con bordes amarillos son los días festivos.
Los cuadrados con bordes amarillos son los días de suspensión programada por sucesión de días inhábiles.
Los cuadrados de color naranja son los días de vacaciones.
Los cuadrados de color verde musgo claro son los días de receso escolar.

¿Cómo puedes hacer un Calendario 2014 en Excel bien sencillo?

Use la planilla electrónica para organizar su hola de ruta en el año. A modo de conocimiento le haremos saber que el mencionado calendario del año 2014 de Excel es más que un simple recurso, además le será de gran utilidad, sobre todo a todas aquellas personas que les gusta planear sus todas actividades de manera organizada durante todo el año. Recuerda que lo podrá tener siempre a mano, como recordatorio de las fechas que usted pueda considerar importante.

Analizamos en breve todas y cada ya de las mejoras para el calendario 2014:

Existen que usted mismo puede realizar. Sugerimos como primer cambio que agregue la opción de poder ingresar texto para días específicos sin tener la necesidad de hacer un reemplazo de la fecha.
calendario 2014 excel anotaciones

Luego usted puede imprimir el calendario 2014, o quizás usarlo de manera electrónica (cómo le sea mas sencillo), esta funcionalidad le será conveniente para sus anotaciones y recordatorios que ha calendarizado.
Lo siguiente que puede hacer es realizar es tener la posibilidad de poder marcar dentro de su calendario los días feriados del país donde se encuentre para el año, teniendo en cuenta como en base a un listado previamente usted haya configurado.

Imagen de los días marcados como feriados:

calendario 2014 de excel
Las imágenes son puestas para pueda seguir un ejemplo, al terminar debería quedar de esa manera aproximadamente, puede ajustar los colores de la forma que quiera.

Resalte todos los días festivos que quiera usando solamente 3 reglas de formato condicional.
Vaya a la hoja que conga su calendario y presione este comando: Inicio > Formato condicional > Administrar reglas. En el cuadro de diálogo elija la opción de ver las reglas del formato condicional para la hoja actual. Luego debe escoger la regla de formato condicional que desee y oprimir el botón «Editar Regla» esto permitirá hacer los cambios del color de fondo que precise.