10 CONSEJOS PODEROSOS PARA MEJORAR TUS GRÁFICOS EN EXCEL

 

Los gráficos en Excel son herramientas visuales esenciales para presentar datos de forma clara y efectiva. Sin embargo, muchos usuarios no aprovechan al máximo las opciones que Excel ofrece para mejorar sus gráficos. Desde comandos rápidos hasta trucos para filtrar y personalizar gráficos, estos consejos pueden ayudarte a crear visualizaciones atractivas y fáciles de entender.

En este artículo, te compartimos 10 consejos esenciales para mejorar tus gráficos en Excel. Cada consejo está diseñado para hacer que tus datos luzcan profesionales y atractivos, logrando que destaquen en tus presentaciones o reportes. ¡Veamos cómo llevar tus gráficos al siguiente nivel!

 

CONSEJO 1: PRESIONA ALT + F1 PARA CREAR RÁPIDAMENTE UN GRÁFICO

Crear un gráfico en Excel puede ser tan rápido como presionar una combinación de teclas. Al seleccionar un conjunto de datos y presionar ALT + F1, Excel creará un gráfico en la misma hoja, usando el estilo predeterminado.

Este atajo es ideal para usuarios que necesitan generar gráficos rápidamente y prefieren ajustarlos luego. Es un ahorro de tiempo para análisis y reportes preliminares, permitiéndote evaluar cómo lucen tus datos en forma visual sin invertir tiempo en configuraciones complejas.

 NOTA 1: Asegúrate de que la tecla F-Bloqueo esté activada. Si usas un portátil, prueba con ALT + FN + F1.

 

NOTA 2: ¿No te gusta el tipo de gráfico predeterminado para ALT + F1? En la pestaña Diseño de gráfico, haz clic en Cambiar tipo de gráfico, a continuación, haz clic con el botón derecho en el gráfico que más te guste y elige Establecer como predeterminado.

 

CONSEJO 2: SELECCIONA COLUMNAS ESPECÍFICAS ANTES DE CREAR UN GRÁFICO

Antes de insertar un gráfico, es importante seleccionar solo las columnas de datos relevantes. Esto permite que Excel identifique los valores y categorías correctas, evitando información extra que pueda dificultar la lectura del gráfico.

Al seleccionar manualmente columnas específicas, puedes asegurarte de que el gráfico resuma los datos necesarios. Además, ayuda a reducir el tiempo de edición y organización en el gráfico final.

En este ejemplo Excel creó un gráfico basado solo en las columnas Vendedor y Comisión. Se excluyó la columna Ventas del gráfico.

 

CONSEJO 3: USA UNA TABLA CON GRÁFICO

Una práctica recomendada para gráficos en Excel es crear una tabla de Excel con los datos antes de hacer el gráfico. Cuando conviertes un rango de datos en una tabla, obtienes varias ventajas, como:

• Actualización automática del gráfico cuando se agregan nuevos datos.
• Posibilidad de filtrar y ordenar información fácilmente.
• Estilos y formatos predefinidos para una mejor visualización.

Para convertir tus datos en una tabla, selecciona el rango, ve a Insertar > Tabla y luego crea el gráfico desde esta tabla.

Observa que en el gráfico de abajo la leyenda ahora tiene una entrada para Mar. Esa es la ventaja de usar una tabla con gráfico: Las nuevas columnas o filas se reflejarán en el gráfico automáticamente, y al rellenarlos también mostrará su respectiva barra con datos.

 

CONSEJO 4: FILTRA RÁPIDAMENTE LOS DATOS DE UN GRÁFICO

Los gráficos en Excel permiten aplicar filtros directamente, lo que facilita analizar diferentes partes de los datos sin necesidad de crear múltiples gráficos. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona el gráfico y, en el menú superior, selecciona la opción Filtro
2. Marca o desmarca las categorías o series que deseas mostrar en el gráfico.

Esto es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos y necesitas aislar información clave sin tener que modificar el gráfico original.

 

CONSEJO 5: USA GRÁFICOS DINÁMICOS CUANDO LOS DATOS NO ESTÉN RESUMIDOS

Desafortunadamente, los gráficos normales prefieren los datos resumidos. Pero los gráficos dinámicos admiten datos sin resumir. Un gráfico dinámico es ideal cuando trabajas con datos extensos y no resumidos. Estos gráficos permiten actualizarse automáticamente al cambiar los datos de origen o al aplicar filtros, lo que ahorra tiempo y asegura que tu gráfico siempre esté actualizado.

Para crear un gráfico dinámico, haz clic en la pestaña Insertar, luego haz clic en Gráfico dinámico. También puedes conectar tu gráfico a una tabla dinámica o configurar un rango de datos dinámico en la hoja. Esto facilita la visualización de grandes volúmenes de datos y permite un análisis interactivo.

 

CONSEJO 6: CREA ETIQUETAS DE VARIAS CATEGORÍAS

Cuando tienes gráficos con varios niveles de datos, como categorías principales y subcategorías, es útil agregar etiquetas de varias categorías. Esto permite una visualización más organizada y específica. Para hacerlo, selecciona tu gráfico y dirígete a Herramientas de gráfico > Etiquetas de eje.

Aquí puedes asignar diferentes etiquetas para distinguir entre varios niveles de datos, lo que ayuda a la audiencia a comprender la estructura de la información.

NOTA: Esto solo funciona si las filas ya están organizadas en grupos. En el ejemplo siguiente, las filas de frutas se agrupan, así como las filas de verduras.

 

CONSEJO 7: USA UN EJE SECUNDARIO PARA CREAR UN GRÁFICO COMBINADO

Los gráficos combinados son ideales cuando tienes datos con diferentes escalas y quieres mostrarlos en el mismo gráfico. Por ejemplo, puedes combinar un gráfico de columnas y un gráfico de líneas usando un eje secundario.

1. Selecciona el gráfico y luego una de las series de datos.
2. En el menú de herramientas, selecciona Formato de serie de datos > Eje secundario.
3. Ajusta el tipo de gráfico para cada serie desde Cambiar tipo de gráfico en la pestaña de diseño.

Este método ayuda a representar información diversa de manera clara y comparativa.

En este ejemplo, la columna de Ventas contiene cantidades en euros. Pero la columna de % de beneficios contiene porcentajes. Dado que las dos columnas de datos son tan distintas, usar un gráfico combinado con un eje secundario le permite comparar las dos columnas con elementos de gráfico diferentes: columnas para las Ventas y una línea para el % de beneficios.

 

CONSEJO 8: CONECTA UN TÍTULO DE GRÁFICO A UNA CELDA

Conectar el título de un gráfico a una celda permite que el título se actualice automáticamente cuando cambies el contenido de esa celda. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona el título del gráfico.
2. En la barra de fórmulas, escribe =, seguido de la referencia de la celda (por ejemplo, =G2).
3. Presiona Enter, y el título del gráfico se vinculará a la celda seleccionada.

Este consejo es especialmente útil para gráficos que se utilizan en informes dinámicos o dashboards.

En este ejemplo el título del gráfico es «Semana 1«, ya que conectamos a la celda G2. Y en el futuro, el título del gráfico mostrará siempre lo que está en la celda verde.

 

CONSEJO 9: SEPARA LOS SECTORES EN UN SEGUNDO GRÁFICO CIRCULAR

Cuando trabajas con gráficos de tipo circular o de pastel, es posible separar sectores específicos en un segundo gráfico circular. Esta técnica ayuda a dar mayor énfasis a ciertas secciones sin distorsionar la proporción general.

1. Selecciona el gráfico circular.
2. Haz clic derecho y selecciona Cambiar tipo de gráfico de serie > Circular con subgráfico
3. Luego, haz clic en el más pequeño de los dos gráficos circulares y elige dar Formato a serie de datos y ajusta el subgráfico circular.

Este método facilita el análisis de secciones menores sin perder la proporción del gráfico original.

 

CONSEJO 10: MUEVE EL PUNTERO SOBRE LOS ELEMENTOS DEL GRÁFICO PARA OBTENER UNA VISTA PREVIA

Excel proporciona información instantánea sobre elementos específicos del gráfico al pasar el cursor sobre ellos. Al mover el puntero sobre una serie de datos, un eje o una etiqueta, Excel muestra una vista previa de los valores y una breve descripción. Esto facilita analizar rápidamente los detalles sin necesidad de abrir configuraciones adicionales.

Este consejo también es útil para asegurarse de que los elementos del gráfico están representando los datos correctos.

NOTA: Haz clic en el gráfico y, en la pestaña Diseño de gráfico; mantener el puntero sobre un estilo, opción de color o diseño rápido te permitirá obtener una vista previa dinámica. Esto te da la oportunidad de ver el aspecto de algo sin tener que aplicarlo realmente primero.

 

FAQ SOBRE LOS GRÁFICOS EN EXCEL

1. ¿Cuál es la función del atajo ALT + F1 en Excel?

• Este atajo crea automáticamente un gráfico predeterminado a partir de los datos seleccionados, ahorrando tiempo y facilitando una visualización preliminar de los datos.

2. ¿Cómo puedo conectar un título de gráfico a una celda en Excel?

• Selecciona el título del gráfico, escribe = en la barra de fórmulas y selecciona la celda de origen. El título se actualizará automáticamente si cambias el contenido de esa celda.

3. ¿Por qué usar un eje secundario en un gráfico combinado?

• Un eje secundario permite representar datos con diferentes escalas en el mismo gráfico, como ventas e ingresos. Esto facilita la comparación visual sin que una serie oculte a la otra.

4. ¿Cómo crear gráficos dinámicos en Excel?

• Puedes hacer gráficos dinámicos usando una tabla dinámica o conectando el gráfico a un rango dinámico de datos. Estos gráficos se actualizan automáticamente al cambiar los datos de origen.

5. ¿Para qué sirve separar los sectores de un gráfico circular?

• Separar sectores en un gráfico circular ayuda a destacar ciertas secciones sin alterar la proporción visual del gráfico principal. Es ideal para resaltar datos específicos en reportes detallados.

 

CONCLUSIÓN

Dominar los gráficos en Excel puede marcar una gran diferencia en la forma en que presentas tus datos. Estos 10 consejos esenciales te brindarán herramientas prácticas para crear gráficos más atractivos, funcionales y comprensibles. Desde atajos hasta técnicas avanzadas de visualización, aplicar estos trucos mejorará significativamente la claridad y el impacto de tus presentaciones en Excel.

Ya sea para reportes ejecutivos o para análisis detallados, aprovechar al máximo los gráficos en Excel hará que tus datos hablen por sí mismos. ¡Empieza a experimentar con estos consejos y potencia tus habilidades en Excel!

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