FUNCIÓN ORDENARPOR: DOMINA EL ARTE DE ORDENAR DATOS INTELIGENTEMENTE EN EXCEL

En el mundo actual de la gestión de datos, la capacidad de analizar y ordenar información de manera eficiente es fundamental. Excel, como una de las herramientas más poderosas para la manipulación de datos, no deja de sorprendernos con sus innovaciones. Una de estas funciones destacadas es ORDENARPOR, introducida en las versiones más recientes de Excel.

La función ORDENARPOR te permite ordenar tus datos dinámicamente basándote en una o varias columnas de referencia, sin necesidad de alterar el conjunto original de datos. Esto la convierte en una herramienta esencial para quienes trabajan con grandes volúmenes de información o necesitan mantener la integridad de sus datos mientras realizan análisis.

En este artículo, aprenderás todo sobre cómo funciona ORDENARPOR, cuándo usarla, sus aplicaciones prácticas y cómo puedes aprovecharla al máximo para agilizar tus tareas en Excel.

¿QUÉ ES LA FUNCIÓN ORDENARPOR?

La función ORDENARPOR en Excel permite ordenar dinámicamente un rango o una matriz basándose en uno o varios criterios definidos por el usuario. A diferencia de la función ORDENAR, que clasifica los datos en función de sus propias columnas, ORDENARPOR ofrece la flexibilidad de usar columnas externas como referencia para la clasificación.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ORDENARPOR

=ORDENARPOR(matriz, por_matriz1, [orden1], [por_matriz2], [orden2], …)

ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN ORDENARPOR

• matriz: El rango o matriz que deseas ordenar.
• por_matriz1: El rango o matriz que se utiliza como criterio para la ordenación.
• [orden1]: Opcional. Define el orden de clasificación. Puede ser:
  • 1 o VERDADERO para orden ascendente (por defecto).
  • -1 o FALSO para orden descendente.
• [por_matriz2], [orden2]: Opcionales. Permiten agregar criterios secundarios para la ordenación.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

1. Ordenación Dinámica: Los datos se ordenan automáticamente si el criterio cambia.
2. Múltiples Criterios: Puedes ordenar por varias columnas en diferentes órdenes (ascendente o descendente).
3. Compatibilidad con Matrices Dinámicas: Funciona perfectamente con datos dinámicos.

¿CÓMO FUNCIONA ORDENARPOR?

EJEMPLO BÁSICO

Supongamos que tienes una tabla con información sobre empleados:

Si deseas ordenar esta tabla por la columna Sueldo en orden descendente, puedes usar la función ORDENARPOR de la siguiente manera:

=ORDENARPOR(A2:C5; C2:C5; -1)

Resultado:

APLICACIONES PRÁCTICAS DE ORDENARPOR

1. ORDENAR POR UN CRITERIO

Ordenamos una lista de nombres de personas por su edad, en orden ascendente.

Fórmula:

=ORDENARPOR(A2:B9;B2:B9;1)

Donde:

• • Rango a ordenar: A2:B9
  • Ordenar por rango: B2:B9
  • Orden ascendente: 1

Resultado:

2. ORDENAR POR MULTIPLES CRITERIOS

Ordenamos una tabla por región (ascendente) y después por edad (descendente).

Fórmula:

=ORDENARPOR(A2:C9;A2:A9;1;C2:C9;-1)

Donde:

• • Rango a ordenar: A2:C9
  • Ordenar primero por rango: A2:A9
  • Orden ascendente: 1
  • Ordenar luego por rango: C2:C9
  • Orden descendente: -1

Resultado:

3. FUNCIÓN ORDENARPOR CON OTRAS FUNCIONES

Usamos ORDENARPOR con MATRIZALEAT y CONTARA para ordenar de forma aleatoria una lista de valores. En este caso, A2# hace referencia al rango de la matriz dinámica que empieza en la celda A2, ya que se ha rellenado con SECUENCIA. El signo # se denomina operador de rango desbordado.

Fórmula:

=ORDENARPOR(A2#;MATRIZALEAT(CONTARA(A2#)))

Donde:

• • Rango a ordenar: A2# (matriz dinámica, función SECUENCIA)
  • Ordenar por rango: número de celdas que contienen datos (función CONTARA)
  • Orden: Aleatorio (función MATRIZALEAT)

Resultado:

ERRORES COMUNES Y CÓMO SOLUCIONARLOS

1. ERROR DE DESBORDAMIENTO (#SPILL!)

Este error ocurre cuando el rango donde se espera que se devuelvan los datos ordenados no tiene espacio suficiente para desplegar los resultados. Solución: Asegúrate de que las celdas alrededor estén vacías. Para más información sobre este error, visita: error desbordamiento!

2. CRITERIOS INCOMPATIBLES

Si los rangos definidos en matriz y por_matriz no tienen el mismo tamaño, Excel arrojará un error. Solución: Verifica que ambos rangos sean consistentes.

MIRA Y APRENDE

FAQ SOBRE LA FUNCIÓN ORDENARPOR EN EXCEL

1. ¿Qué diferencia hay entre la función ORDENARPOR y la función ORDENAR?

• ORDENAR clasifica los datos según columnas internas, mientras que ORDENARPOR permite usar columnas externas como referencia.

2. ¿Puedo usar ORDENARPOR con datos no estructurados?

• Sí, pero es recomendable trabajar con tablas o rangos bien definidos para evitar errores.

3. ¿ORDENARPOR funciona en versiones antiguas de Excel?

• No, esta función está disponible a partir de Excel 365 y Excel 2021.

4. ¿Cómo puedo usar varios criterios de ordenación?

• Puedes agregar más rangos y órdenes en los argumentos [por_matriz2], [orden2], etc.

CONCLUSIÓN

La función ORDENARPOR es una herramienta poderosa y versátil que facilita la clasificación dinámica de datos en Excel. Gracias a su capacidad para ordenar por múltiples criterios y mantener los datos actualizados automáticamente, es ideal para quienes manejan grandes volúmenes de información y necesitan precisión en sus análisis.

Al dominar esta función, puedes ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la calidad de tu trabajo en Excel. ¡Explora sus posibilidades y potencia tus habilidades en Excel!

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