CÓMO TRABAJAR CON EL ÁREA DE VALORES EN TABLAS DINÁMICAS DE EXCEL

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas de Excel para resumir, analizar y explorar grandes volúmenes de datos. Dentro de estas, el área de VALORES juega un rol crucial, ya que es el lugar donde se calculan y muestran los resultados numéricos que se obtienen a partir de los datos fuente. Sin embargo, no todos los usuarios conocen a fondo cómo trabajar con esta área y explotar al máximo las opciones que ofrece.

En este artículo, aprenderás cómo se trabaja con el área de VALORES en una tabla dinámica, qué opciones están disponibles y cómo puedes configurarlas según tus necesidades. Al finalizar, serás capaz de sacar el máximo provecho a las tablas dinámicas en Excel, optimizando tus análisis de datos y la presentación de resultados.

¿QUÉ ES EL ÁREA DE VALORES EN UNA TABLA DINÁMICA?

El área de VALORES es una de las cuatro áreas fundamentales en una tabla dinámica de Excel, junto con las áreas de Filas, Columnas y Filtros. En esta área se colocan los campos numéricos o métricas que quieres sumar, contar, promediar, entre otras operaciones. En otras palabras, el área de VALORES es donde se realiza el cálculo de los datos que deseas analizar.

Por ejemplo, si tienes una tabla de ventas y deseas analizar el total de ventas por región, el campo de las ventas debe ir al área de VALORES, mientras que el campo de regiones se asigna al área de FILAS o COLUMNAS.

Los valores pueden ser configurados para que Excel aplique diferentes tipos de cálculos, como la suma, promedio, recuento, máximo, mínimo, entre otros. Además, es posible cambiar el formato de los datos o aplicar fórmulas avanzadas, haciendo del área de valores una de las funcionalidades más flexibles de las tablas dinámicas.

FUNCIÓN PRINCIPAL DEL ÁREA DE VALORES

La función principal del área de VALORES es realizar cálculos sobre los datos numéricos. Esto puede incluir:

• Sumar los valores.
• Contar elementos.
• Calcular el promedio.
• Buscar el valor máximo o mínimo.
• Realizar cálculos personalizados con fórmulas específicas.

Cada vez que insertas un campo en el área de VALORES, Excel aplica automáticamente una operación de resumen, que normalmente es la suma, pero que puedes personalizar según tus necesidades.

OPCIONES DISPONIBLES EN EL ÁREA DE VALORES

De forma predeterminada, los campos de tabla dinámica ubicados en el área de VALORES se muestran como SUMA. Si Excel interpreta los datos como texto, los datos se muestran como CONTAR. Por eso es tan importante asegurarse de no mezclar tipos de datos en los campos de valor.

Al trabajar con tablas dinámicas, Excel ofrece diversas opciones que puedes aplicar al área de VALORES. Para cambiar el cálculo predeterminado, selecciona primero la flecha situada a la derecha del nombre de campo y, después, selecciona la opción Configuración de campo de valor.

Estas opciones te permiten controlar cómo se calculan y muestran los datos. A continuación, veremos cada una de las opciones disponibles y cómo configurarlas.

1. OPERACIONES DE RESUMEN

La operación predeterminada cuando se coloca un campo numérico en el área de VALORES es la suma, pero existen varias otras operaciones que puedes utilizar según lo que desees analizar. Las más comunes son:

• • Suma: Totaliza los valores de los datos seleccionados.
  • Promedio: Calcula el promedio de los datos.
  • Cuenta: Cuenta el número de elementos en el rango.
  • Máx: Encuentra el valor máximo.
  • Mín: Encuentra el valor mínimo.
  • Producto: Multiplica todos los valores del campo.
  • Varianza y Desviación estándar: Utilizadas para análisis estadísticos.

¿Cuándo usarlas?

• • Suma: Utiliza esta opción cuando quieras obtener un total, como las ventas totales o la cantidad total de productos vendidos.
  • Promedio: Ideal para obtener una media, como el precio promedio de un producto o el salario promedio en una empresa.
  • Cuenta: Esta opción es útil cuando deseas saber cuántos elementos están presentes, como el número de pedidos o el número de clientes en un mes.
  • Máx y Mín: Estas opciones te ayudan a identificar extremos, como el valor de la venta más alta o la más baja en un periodo.

Cómo configurarlo

1. 1. Haz clic derecho sobre cualquier valor en la tabla dinámica.
   2. Selecciona Configuración de campo de valor.
   3. En la pestaña Resumir valores por, elige la operación de resumen que deseas aplicar (suma, promedio, cuenta, etc.).
   4. Haz clic en Aceptar para aplicar el cambio.

2. MOSTRAR VALORES COMO

Otra opción interesante es la capacidad de mostrar los valores de formas diferentes, sin cambiar los datos base. Estas son algunas de las alternativas que puedes utilizar:

• • Porcentaje del total general: Muestra los valores como porcentaje del total general.
  • Porcentaje de columna: Muestra los valores como porcentaje del total de la columna.
  • Porcentaje de fila: Similar al anterior, pero con respecto al total de la fila.
  • Diferencia respecto al valor anterior: Muestra el cambio entre los valores actuales y los de la fila o columna previa.
  • Índice: Calcula una relación entre valores.

¿Cuándo usarlas?

• • Porcentaje del total general: Muy útil para ver cómo contribuyen las distintas categorías al total general, como el porcentaje de ventas por cada región.
  • Diferencia respecto al valor anterior: Ideal para analizar tendencias, como el crecimiento o decrecimiento de las ventas de un mes al siguiente.

Cómo configurarlo

1. 1. Haz clic derecho sobre el valor deseado.
   2. Selecciona Configuración de campo de valor.
   3. En la pestaña Mostrar valores como, selecciona la opción adecuada.
   4. Haz clic en Aceptar.

3. FORMATOS PERSONALIZADOS

El formato de los valores numéricos es esencial para interpretar correctamente la información. Excel permite personalizar la presentación de los números en el área de VALORES, facilitando así su comprensión. Los formatos más comunes son:

• • Moneda: Para mostrar cantidades monetarias, como ingresos o costos.
  • Porcentaje: Ideal para valores que representan proporciones o tasas.
  • Número: Para valores generales, como cantidades de productos o métricas numéricas.

Cómo configurarlo

1. 1. Haz clic derecho en cualquier valor dentro de la tabla dinámica.
   2. Selecciona Configuración de campo de valor y luego haz clic en Formato de número.
   3. Elige el formato adecuado según el tipo de datos que estés manejando.
   4. Haz clic en Aceptar.

SUGERENCIAS Y TRUCOS

1. AGRUPAR: Puedes realizar algunos tipos de agrupaciones indirectas a través de las otras áreas de la tabla dinámica (filas, columnas) y luego aplicar los cálculos en el área de valores. Por ejemplo:

• • Agrupar fechas: Si tienes datos de ventas diarias, puedes agruparlas por meses para obtener una visión mensual. Puedes agrupar fechas en semanas, meses o trimestres dentro del área de filas o columnas, y luego usar el área de valores para calcular la suma o promedio de los datos agrupados.
  • Agrupar números: Si tienes un rango amplio de valores numéricos, puedes agruparlos en intervalos. Esto es útil cuando quieres analizar las ventas por rangos de precios o el número de productos vendidos en diferentes categorías de cantidades.

2. CAMPOS CALCULADOS: Si necesitas realizar un cálculo complejo, puedes crear un campo calculado que use una fórmula personalizada. Esto, te permite agregar campos adicionales en el área de valores para cálculos más avanzados.

3. USAR VARIAS FUNCIONES EN UN SOLO CAMPO: Si necesitas analizar el mismo campo de diferentes maneras (por ejemplo, suma y promedio), puedes arrastrar el mismo campo varias veces a la sección de valores y configurarlo con diferentes cálculos.

EJEMPLOS PRÁCTICOS DE USO DEL ÁREA DE VALORES

A continuación, te mostramos algunos ejemplos prácticos de cómo puedes trabajar con el área de VALORES en una tabla dinámica para obtener resultados útiles en diferentes situaciones empresariales.

1. Análisis de ventas por producto

Imagina que tienes una lista de ventas con información sobre el producto, la cantidad vendida y el precio. Al crear una tabla dinámica, puedes usar el campo Cantidad en el área de VALORES para sumar el número de productos vendidos, y el campo Precio para obtener el total de ingresos generados por producto.

En esta tabla dinámica, tienes el total de productos vendidos (suma de la columna Cantidad) y el total de ingresos generados por cada producto.

2. Monitoreo de rendimiento financiero

Supongamos que trabajas en el departamento financiero y necesitas analizar los gastos mensuales de tu empresa. Puedes colocar el campo Gastos en el área de VALORES y agrupar los datos por Mes en el área de FILAS. Al configurar los valores para que se muestren como Porcentaje del total general, podrás ver qué porcentaje del gasto total corresponde a cada mes.

Con esta tabla dinámica, puedes ver qué porcentaje del gasto total corresponde a cada mes. Esta visualización te permitirá analizar en qué meses se concentran los mayores gastos, ayudándote a identificar patrones o posibles áreas de optimización en los gastos de tu empresa.

3. Análisis de inventario

Si estás gestionando un inventario, puedes usar la tabla dinámica para realizar un seguimiento de la cantidad de productos en stock. Coloca el campo Cantidad en stock en el área de VALORES y configúralo para mostrar el Valor mínimo, lo que te permitirá identificar rápidamente los productos que están en niveles bajos y necesitan ser reabastecidos.

Con la tabla dinámica configurada para mostrar el valor mínimo de la cantidad en stock, puedes identificar rápidamente los productos que tienen niveles bajos de inventario y necesitan ser reabastecidos. Por ejemplo, en este caso, el Producto F tiene solo 15 unidades en stock, lo que indica que probablemente necesita un reabastecimiento pronto. Esta técnica facilita la gestión del inventario, ayudando a optimizar los procesos de suministro y evitar la falta de stock en los productos clave.

CONCLUSIÓN

El área de VALORES es uno de los componentes más poderosos y versátiles de las tablas dinámicas en Excel. Con un conocimiento adecuado de sus opciones, como la operación de resumen, mostrar valores como porcentaje, la agrupación de datos y la personalización de formatos, puedes realizar análisis complejos y presentar información de manera más comprensible.

A medida que te familiarices con estas funciones, podrás aprovechar mejor las capacidades de las tablas dinámicas para resolver problemas complejos y tomar decisiones empresariales más informadas. ¡Atrévete a explorar y utilizar el área de VALORES para mejorar tu productividad!

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