FUNCIÓN FILTRAR: LA NUEVA HERRAMIENTA EN EXCEL PARA SELECCIONAR DATOS CON PRECISIÓN

La nueva función FILTRAR en Excel ha llegado para revolucionar la forma en que gestionas y analizas tus datos. Esta potente herramienta permite a los usuarios extraer rápidamente un subconjunto de datos que cumple con ciertos criterios, facilitando la visualización y el análisis de información relevante sin necesidad de complicadas fórmulas o procesos manuales.

En este artículo, exploraremos cómo utilizar la función FILTRAR para mejorar tu productividad en Excel, desde los conceptos básicos hasta aplicaciones más avanzadas, con ejemplos prácticos que te ayudarán a dominar esta funcionalidad y a optimizar tus hojas de cálculo de manera eficiente. Prepárate para descubrir cómo esta función puede transformar la manera en que trabajas con datos y simplificar tus tareas diarias.

¿QUÉ ES LA FUNCIÓN FILTRAR EN EXCEL?

La función FILTRAR en Excel permite extraer datos de una tabla o rango según una condición o conjunto de condiciones. A diferencia de los filtros convencionales que simplemente ocultan las filas que no cumplen los criterios, FILTRAR genera una nueva tabla con los datos que cumplen las condiciones especificadas, lo que hace que los datos sean mucho más manejables y fáciles de analizar.

La función FILTRAR está disponible en las versiones de Excel 365 y Excel 2019 en adelante. No está disponible en versiones anteriores de Excel. Esto se debe a que es una de las funciones avanzadas que se introdujeron en las versiones más recientes, aprovechando las capacidades mejoradas de cálculo y manejo de datos de Excel.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN FILTRAR

La sintaxis básica de FILTRAR es la siguiente:

=FILTRAR(matriz, incluir, [si_vacío])

ARGUMENTOS DE LA FUNCIÓN FILTRAR

La función filtrar tiene los siguientes argumentos:

• matriz: Es el rango de celdas que deseas filtrar.
• incluir: Es la condición que los datos deben cumplir para ser incluidos.
• [si_vacío]: (Opcional) Valor que se mostrará si no hay datos que cumplan con los criterios. Si se omite, Excel mostrará un error de «N/D».

BENEFICIOS CLAVE DE LA FUNCIÓN FILTRAR

1. Actualización Dinámica: La función FILTRAR se actualiza automáticamente cuando los datos fuente cambian, proporcionando resultados siempre actuales.
2. Método No Destructivo: Esta función no modifica los datos originales; en su lugar, genera una nueva tabla con los resultados filtrados.
3. Versatilidad en Criterios: Permite aplicar múltiples criterios, incluidos operadores lógicos como Y y O, para obtener resultados precisos.
4. Simplicidad de Implementación: Su sintaxis es fácil de entender y usar, lo que la hace accesible para usuarios con diferentes niveles de experiencia.

COMPARATIVA DE LA FUNCIÓN FILTRAR CON OTRAS HERRAMIENTAS DE EXCEL

1. Ventaja sobre el Filtro Convencional: A diferencia del filtro estándar, FILTRAR crea una nueva tabla que facilita el análisis sin alterar los datos originales.
2. Flexibilidad Superior a las Tablas Dinámicas: Aunque las tablas dinámicas ofrecen un análisis profundo, FILTRAR permite obtener resultados rápidos y ajustados a tus necesidades sin configuraciones extensas.
3. Integración con Funciones Avanzadas: FILTRAR se puede combinar con otras funciones como BUSCARV, SÍ, y SUMA.SI, ofreciendo una amplia gama de posibilidades para informes detallados.

¿CÓMO USAR LA FUNCIÓN FILTRAR EN EXCEL?

 PASO 1: DEFINIR LOS DATOS DE ENTRADA

Antes de comenzar a aplicar la función FILTRAR, es importante que tengas una tabla con los datos que deseas filtrar. Supongamos que tienes una lista de productos con sus precios, como en el siguiente ejemplo:

PASO 2: APLICAR LA FUNCIÓN FILTRAR

Supongamos que deseas filtrar solo los productos cuyo precio sea mayor a $50. La fórmula sería:

=FILTRAR(A2:B5, B2:B5>50, «No hay productos»)

El resultado será:

En este caso, la función crea una nueva tabla con solo los productos que cumplen con la condición, dejando fuera aquellos que no la cumplen.

PASO 3: PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR

¿Qué sucede si no hay datos que cumplan con los criterios? El tercer argumento opcional, [si_vacío], te permite personalizar el mensaje de error. Si cambias el criterio a B2:B5>100, la función devolverá:

No hay productos

Esto es especialmente útil en informes dinámicos para evitar errores visuales.

EJEMPLOS PRÁCTICOS DE LA FUNCIÓN FILTRAR

En el ejemplo siguiente, queremos extraer el total de ventas de manzanas. Usamos la función para devolver todos los registros de MANZANAS, como se seleccionó en la celda H2, y si no hay manzanas, devolver una cadena vacía («»).

=FILTRAR(A5:D20,C5:C20=H2,»»)

a. FILTRAR POR VARIAS CONDICIONES

Puedes usar FILTRAR para trabajar con varias condiciones. Supongamos que, además de filtrar las ventas de manzanas, también deseas filtrar las ventas en la región Este. En este caso, usamos el operador de multiplicación (*) para devolver todos los valores en el rango de la matriz (A5:D20) que tengan manzanas Y estén en la región Este:

=FILTRAR(A5:D20;(C5:C20=H1)*(A5:A20=H2);»»).

b. FILTRAR POR VARIAS CONDICIONES Y ORDENACIÓN

En este caso, usamos la función anterior FILTRAR con la función ORDENAR para devolver todos los valores en el rango de la matriz (A5:D20) que tengan manzanas (Apple) Y estén en la región este (East), y después colocar las unidades en orden descendiente:

=ORDENAR(FILTRAR(A5:D20;(C5:C20=H1)*(A5:A20=H2);»»);4;-1)

En este caso, usamos la función FILTRAR con el operador de suma (+) para devolver todos los valores en el rango de la matriz (A5:D20) que tengan manzanas (Apple) O estén en la región este (East), y después colocar las unidades en orden descendiente:

=ORDENAR(FILTRAR(A5:D20;(C5:C20=H1)+(A5:A20=H2);»»);4;-1).

Observe que ninguna de las funciones requiere referencias absolutas, ya que solo se encuentran en una celda y desbordan sus resultados a las celdas adyacentes.

SUGERENCIAS PARA USAR LA FUNCIÓN FILTRAR DE MANERA EFICIENTE

1. Utiliza Rangos con Nombres: Asignar nombres a los rangos de datos facilita la lectura y mantenimiento de las fórmulas.
2. Combina con Formato Condicional: Después de filtrar los datos, puedes aplicar formato condicional para resaltar resultados importantes.
3. Guarda Plantillas: Si necesitas usar frecuentemente la misma estructura de filtrado, guarda el archivo como una plantilla de Excel para ahorrar tiempo en el futuro.

PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ) SOBRE LA FUNCIÓN FILTRAR

1. ¿En qué versiones de Excel está disponible la función FILTRAR?

• • La función FILTRAR está disponible en Excel 365 y Excel 2019 en adelante. Las versiones anteriores no cuentan con esta función.

2. ¿Puedo usar FILTRAR con criterios de texto?

• • Sí, la función FILTRAR acepta tanto criterios numéricos como de texto. Puedes filtrar datos basados en cadenas de texto usando operadores como IZQUIERDA, DERECHA, y EXTRAE.

3. ¿Qué hacer si no hay resultados que cumplan con los criterios?

• • Si no se cumplen los criterios y no especificas un valor en el argumento [si_vacío], Excel devolverá el error #CALC!. Para evitar esto, puedes especificar un mensaje personalizado.

CONCLUSIÓN: APROVECHA LA FUNCIÓN FILTRAR PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD

La función FILTRAR en Excel es una herramienta indispensable para aquellos que desean mejorar la eficiencia en el manejo de datos. Desde la extracción de información específica hasta la creación de informes dinámicos, FILTRAR te permite ahorrar tiempo y simplificar procesos. Ya sea que estés trabajando con grandes bases de datos, informes financieros o listas de productos, dominar esta función te dará una ventaja competitiva en tu trabajo diario.

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