OPTIMIZA Y ORDENA TUS DATOS EN EXCEL DE FORMA FÁCIL CON LA FUNCIÓN ORDENAR

La organización de datos es fundamental en cualquier análisis en Excel. Una hoja de cálculo bien ordenada permite acceder a la información de forma clara, facilita la identificación de patrones y ahorra tiempo. En este artículo, exploraremos la función ORDENAR en Excel, una herramienta que permite ordenar conjuntos de datos de manera rápida y eficaz. Aprenderás desde lo básico hasta los usos avanzados de esta función, incluyendo cómo ordenar por una o varias columnas, en orden ascendente o descendente, y cómo integrarla con otras funciones para maximizar su potencial.

¿QUÉ ES LA FUNCIÓN ORDENAR?

La función ORDENAR es parte de las funciones de matriz dinámica en Excel, introducida en las versiones de Office 365 y Excel Online. Su objetivo es simplificar el proceso de ordenar datos de una manera más directa y versátil que los métodos tradicionales. Esta función genera automáticamente una lista ordenada basada en el rango o matriz seleccionado, eliminando la necesidad de orden manual.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN ORDENAR

La función ORDENAR tiene la siguiente sintaxis:

=ORDENAR(matriz, [orden_por], [orden], [por_columnas])

• matriz: Rango de celdas que se desea ordenar.
• orden_por (opcional): Número de la columna o fila por la que se ordenarán los datos.
• orden (opcional): 1 para orden ascendente (por defecto) o -1 para orden descendente.
• por_columnas (opcional): VERDADERO para ordenar por columnas o FALSO para ordenar por filas.

Cuando no se proporciona orden_por, se usa el orden ascendente. De forma predeterminada, Excel ordenará por fila y solo lo hará por columna cuando por_columnas sea VERDADERO. Cuando por_columnas es falso o no aparece Excel ordena por fila.

La función ORDENAR devolverá una matriz, que se desbordará si es el resultado final de una fórmula. Esto significa que Excel creará dinámicamente el rango de matriz del tamaño adecuado al presionar ENTER. Si los datos de soporte están en una Tabla de Excel, la matriz cambiará de tamaño automáticamente al agregar o eliminar datos del rango de la matriz si usa Referencias estructuradas.

 Si aún no conoces el potencial de las matrices dinámicas en Excel, te recomendamos que visites el artículo sobre el comportamiento de matriz desbordada.

BENEFICIOS DE UTILIZAR LA FUNCIÓN ORDENAR

1. Ahorro de Tiempo: Evita ordenar datos manualmente.
2. Versatilidad: Ordena datos en varios criterios, adaptándose a diferentes tipos de análisis.
3. Actualización Dinámica: Cuando los datos cambian, la función ORDENAR actualiza automáticamente los resultados.

CÓMO USAR LA FUNCIÓN ORDENAR: GUÍA PASO A PASO

1. EJEMPLO BÁSICO: ORDENAR UNA LISTA DE NÚMEROS

Imaginemos que tenemos una lista de números en el rango A2:A6.

• • Para ordenarlos en orden ascendente, utilizamos:

=ORDENAR(A2:A6)

• • Para ordenarlos en orden descendente, utilizamos el argumento orden configurado en -1:

=ORDENAR(A2:A6; ;-1)

2. ORDENAR POR UNA COLUMNA ESPECÍFICA

En una tabla con varias columnas, puedes elegir por cuál de ellas ordenar los datos. Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

Para ordenar la tabla por la columna “Precio” en orden ascendente:

=ORDENAR(A2:C5; 2; 1)

3. COMBINAR ORDENAR CON OTRAS FUNCIONES

La función Ordenar puede combinarse con las funciones Filtrar, Unicos y Buscar para crear hojas de cálculo más avanzadas. Por ejemplo, con la siguiente tabla usamos ORDENAR y FILTRAR juntas para ordenar un rango en orden ascendente y limitarlo a valores por encima de 5.000.

=ORDENAR(FILTRAR(C2:D18;D2:D18>F2;"");2;1)

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA FUNCIÓN ORDENAR

1. ¿La función ORDENAR está disponible en todas las versiones de Excel?

• No, solo en Excel 365 y Excel Online.

2. ¿Puedo usar ORDENAR en una tabla dinámica?

• No directamente, pero puedes ordenar datos antes de construir la tabla dinámica.

3. ¿Es posible ordenar por columnas en lugar de filas?

• Sí, configurando el argumento por_columnas en VERDADERO.

4. ¿Qué ocurre si el rango a ordenar contiene celdas vacías?

• Las celdas vacías se mostrarán al final (orden ascendente) o al principio (orden descendente).

5. ¿Puedo usar ORDENAR con datos de texto y fechas?

• Sí, la función ORDENAR funciona con números, texto y fechas.

6. ¿Se pueden ordenar datos con encabezados?

• Es mejor excluir los encabezados del rango a ordenar para evitar problemas de orden.

CONCLUSIÓN

En conclusión, la función ORDENAR en Excel es una herramienta esencial para cualquier usuario que quiera organizar y analizar datos de forma eficiente y precisa. Gracias a su simplicidad y flexibilidad, puedes ordenar información en distintos formatos, ya sea por una o varias columnas, en orden ascendente o descendente. La función ORDENAR permite manipular los datos con rapidez y claridad, ayudando a crear informes claros y bien estructurados que facilitan la toma de decisiones.

Además, la función ORDENAR es compatible con otras funciones avanzadas como FILTRAR y UNICOS, lo que multiplica sus aplicaciones en el análisis de datos. Esto permite crear informes personalizados y automatizados que se actualizan de manera dinámica conforme los datos cambian. Al dominar esta función, cualquier usuario de Excel puede mejorar notablemente la eficiencia en el procesamiento de datos y optimizar sus hojas de cálculo para responder a las necesidades específicas de cada proyecto o análisis.

» Si te gustan nuestros blogs, compártelo con tus amigos. Puedes seguirnos en Facebook e Instagram.

» Déjanos tu comentario al final de esta página.

» Explora más sobre nosotros directo aquí: Curso de Excel Online