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CREA UNA EXPERIENCIA INTUITIVA EN TUS HOJAS DE CÁLCULO Y EVITA ERRORES: APRENDE A UTILIZAR LISTAS DESPLEGABLES CON VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
¿QUÉ ES UNA LISTA DESPLEGABLE?
Una lista desplegable es una herramienta que nos permite seleccionar un valor específico de una lista predefinida. Se muestra como una pequeña flecha en una celda, y al hacer clic en ella, se despliegan las opciones disponibles para elegir. Al seleccionar una opción de la lista, el valor correspondiente se inserta automáticamente en la celda.
Es útil en situaciones en las que queremos limitar las opciones disponibles para una celda o columna en particular. Al utilizar una lista desplegable, evitamos errores de escritura y aseguramos la consistencia de los datos ingresados.
Por ejemplo, si estamos creando una hoja de cálculo para registrar el estado civil de las personas, podemos utilizar una lista desplegable con opciones como «Soltero/a», «Casado/a», «Divorciado/a» y «Viudo/a».
USOS DE UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL
Las listas desplegables en Excel son ampliamente utilizadas en diversas situaciones. Aquí tenemos ejemplos de algunas de ellas:
Control de inventario: Podemos utilizar una lista desplegable para seleccionar el estado de un producto, como «En stock», «Agotado» o «En pedido».
Calificaciones de estudiantes: Podemos crear una lista desplegable para ingresar las calificaciones de los estudiantes, limitando las opciones a «Aprobado», «Reprobado» o «En espera».
Prioridades de tareas: Podemos utilizar una lista desplegable para asignar prioridades a las tareas, como «Alta», «Media» o «Baja».
CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL
La creación de una lista desplegable en Excel se realiza utilizando la función de Validación de Datos. Esta función nos permite especificar el rango de celdas que contiene las opciones de la lista y configurar otras opciones, como mensajes de entrada para guiar al usuario. Una vez configurada la validación de datos, la lista desplegable se muestra en la celda seleccionada, facilitando la selección de opciones predefinidas.
Hacerlo, es más sencillo de lo que parece:
Paso 1: Preparar la lista de opciones
Antes de crear la lista desplegable, necesitas tener una lista de opciones en mente. Por ejemplo, si quieres hacer una lista desplegable para los días de la semana, tendrás que escribir los nombres de los días en alguna parte de la hoja de cálculo.
Paso 2: Seleccionar la celda donde quieres la lista desplegable
Elige la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable. Por ejemplo, si quieres que esté en la celda A1, haz clic en esa celda.
Paso 3: Acceder a la función de validación de datos
Ahora, ve a la pestaña «Datos» en la parte superior de la pantalla y haz clic en la opción «Validación de datos». Se abrirá una ventana emergente con algunas opciones.
Paso 4: Configurar la validación de datos
Dentro de la ventana emergente, selecciona la pestaña «Configuración». Luego, en el menú desplegable «Permitir», elige la opción «Lista». A continuación, en el campo «Origen», debes indicar el rango de celdas donde tienes las opciones de tu lista. Por ejemplo, si tus opciones están en las celdas B1 a B5, debes escribir «$B$1:$B$5» en el campo «Origen».
Paso 5: Aplicar y probar la lista desplegable
Haz clic en «Aceptar» en la ventana emergente de validación de datos. ¡Listo! La lista desplegable aparecerá en la celda que seleccionaste en el paso 2. Para probarla, solo tienes que hacer clic en la celda y verás que se despliegan las opciones que definiste en el paso 1. Al seleccionar una opción, esta se colocará automáticamente en la celda.
EJEMPLOS DE LISTAS DESPLEGABLES
CONCLUSIÓN
La validación de datos en Excel nos brinda la posibilidad de crear listas desplegables para simplificar y mejorar la precisión en la entrada de datos. Las ventajas de utilizar esta función son claras: evitamos errores de escritura, aseguramos la consistencia de los datos y facilitamos la selección de opciones específicas. Con los pasos mencionados anteriormente y algunos ejemplos sencillos, ahora tienes los conocimientos necesarios para crear tus propias listas desplegables en Excel. ¡Empieza a aprovechar esta herramienta y optimiza tu trabajo en hojas de cálculo!
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