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Las macros son una gran herramienta para automatizar tareas repetitivas en Excel. Al implementar macros clave en su hoja de cálculo, no solo agiliza la producción y administración de datos a través de la automatización, sino que también evita tareas de entrada manual, como el manejo de fórmulas complejas. En general, las macros son una excelente solución para reducir en gran medida el tiempo de respuesta y el esfuerzo humano.
En este artículo, aprenderemos cómo usar macros en Excel para automatizar el flujo de trabajo cotodiano. Aprenderemos cómo hacer, construir o crear nuestras propias macros en Excel y cómo agregar macros en Excel, para que podamos obtener la mejor funcionalidad personalizada para automatizar los procesos que facilitarán la vida laboral.
¿QUÉ SON LAS MACROS EN EXCEL?
Las macros (Microsoft Office Macros) son una herramienta muy poderosa para automatizar tareas predecibles y repetitivas en el flujo de trabajo. Una macro es una pieza de código de Visual Basic para aplicaciones (VBA) que se guarda dentro de su documento. Una vez que sepamos cómo usarlos y crearlos, descubriremos que podemos aplicar macros a una amplia gama de tareas para liberar tiempo.
Hay muchas circunstancias diferentes en las que le puede usar macros para automatizar partes del trabajo diario. Estos son solo algunos ejemplos:
- Cambiar el estilo y el formato de datos.
- Creación de nuevos documentos.
- Vinculación con otras fuentes de datos (bases de datos, archivos de texto y más).
- Alteración de datos y texto.
¿CÓMO CREAR MACROS EN EXCEL?
1. Abra su libro de Excel que contiene sus datos. En la barra de herramientas, haga clic en Ver > Grabar macr
2. Asigne un nombre a su macro (una sola palabra, sin espacios). También puede optar por asignar un atajo de teclado para su macro y agregar una descripción (aquí, puede agregar cualquier cosa, como una descripción general de lo que hace la macro o cuándo debe usarla). Haga clic en Aceptar».
3. Ahora lleve a cabo todas las acciones deseadas. La macro registrará todo lo que hagas. También puede agregar fórmulas y otros números, texto y formato de celda a su conjunto de datos.
4. Una vez que haya aplicado todos sus cambios, haga clic en «Detener grabación» en el menú «Ver».
5. Antes de que pueda usar la macro que acaba de crear, es vital que realice los siguientes pasos; elimine sus celdas, luego guarde el archivo en un formato habilitado para macros.
6. Debe eliminar sus datos antes de guardarlos, ya que, de lo contrario, cuando ejecute la macro, recordará estos datos específicos y los agregará a cualquier libro de trabajo futuro. Eliminar estos datos ahora significa que la macro solo recordará las acciones, no los datos.Seleccione todos sus datos y elimine sus celdas. Haga clic derecho y seleccione «Eliminar»: esta es la única forma de eliminar todos los valores y el formato.
7. Luego, debe guardar el libro de trabajo en un formato habilitado para macros, idealmente XLTM. Si lo guarda en otro formato, como XLTX, las macros no podrán ejecutarse. Guarde como un formato habilitado para macros dirigiéndose a Archivo> Guardar como. Elija la «Plantilla habilitada para macros de Excel» (XLTM) o una alternativa compatible con macros. Clic en Guardar».
¿CÓMO EJECUTAR MACROS EN EXCEL?
Dependiendo de cómo lo asigne, puede ejecutar macros presionando una combinación de teclas de acceso directo, un botón en la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo personalizado en la cinta de control. También puede asignar una macro para que se ejecute automáticamente cuando abra su libro de Excel.
Ahora que ha creado una plantilla habilitada para macros, es hora de ejecutarla:
1. Abra su archivo de plantilla de Excel recién creado. Con la configuración de seguridad estándar, verá una notificación de advertencia que indica que las macros están deshabilitadas. Debe hacer clic en «Habilitar macros».
2. Importe sus datos en el libro de trabajo. Puede importar desde otro archivo de Excel u otros formatos como CSV. En la barra de herramientas, haga clic en Datos > Obtener datos y elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades.
3. Haga clic en la casilla de verificación de las hojas que desea importar. Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Cargar» en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
4. Ahora que sus datos están en la hoja de cálculo, vaya a Ver > Ver macros. Haga clic en la macro que creó anteriormente y haga clic en «Ejecutar».
Aunque la mayoría de los usuarios de Excel no conocen ni utilizan macros, son una característica increíblemente inteligente que podría simplificar las operaciones diarias de muchos usuarios. Además, hemos visto que las macros no son tan intimidantes para configurar y ejecutar como podría parecer.
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