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Las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de Excel para analizar y resumir datos de manera eficiente. Sin embargo, cuando trabajamos con información proveniente de distintas fuentes, usar una sola tabla puede no ser suficiente. En estos casos, usar varias tablas para crear una tabla dinámica en Excel es la mejor solución.
Con esta técnica, puedes conectar y relacionar varias tablas en un solo modelo de datos, lo que te permite realizar análisis más avanzados sin necesidad de combinar manualmente la información. En este artículo, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
¿Qué tiene de diferente esta tabla dinámica? En lugar de depender de una sola tabla, aquí trabajas con una colección de tablas conectadas. En la lista de campos, verás cada tabla con sus respectivos campos, los cuales puedes combinar libremente para analizar la información desde distintas perspectivas. No necesitas preocuparte por organizar o dar formato manualmente a los datos. Tan pronto como importes la información, podrás generar una tabla dinámica que relacione automáticamente los datos de todas las tablas vinculadas.
¿POR QUÉ USAR VARIAS TABLAS PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL?
El uso de varias tablas dentro de una tabla dinámica tiene múltiples beneficios:
Mayor organización: Evitas combinar datos manualmente en una sola tabla, manteniendo cada fuente de información separada.
Análisis más preciso: Puedes cruzar información sin riesgo de duplicar datos o perder detalles importantes.
Mejor rendimiento: Excel maneja grandes volúmenes de datos de manera más eficiente cuando trabajas con un modelo de datos en lugar de una tabla única.
Si manejas bases de datos complejas, esta técnica te ahorrará tiempo y mejorará la calidad de tu análisis.
PASOS PARA USAR VARIAS TABLAS EN UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL
ORGANIZA TUS TABLAS
Antes de empezar, asegúrate de que todas las tablas estén bien estructuradas:
- Cada tabla debe tener un encabezado claro y sin filas vacías.
- Convierte cada conjunto de datos en una tabla de Excel (Selecciona los datos y presiona Ctrl + T).
- Asigna un nombre a cada tabla desde la pestaña Diseño de tabla.
- También puedes importar desde una base de datos relacional, como Microsoft SQL Server, Oracle o Access. Puedes importar varias tablas al mismo tiempo.
AGREGA CAMPOS A LA TABLA DINÁMICA
Observa que la lista de campos contiene varias tablas.
Se trata de todas las tablas que se seleccionó durante la importación. Para ver los campos que contienen, puedes expandirlas y contraerlas de forma individual. Siempre que las tablas estén relacionadas, puedes crear tu tabla dinámica arrastrando los campos desde cualquiera de estas tablas a las áreas VALORES, FILAS o COLUMNAS. Puedes:
- Arrastrar los campos numéricos al área VALORES. Por ejemplo, si usas una base de datos de ejemplo de Adventure Works, arrastre ImporteVentas desde la tabla VentasInternetEfectuadas.
- Para analizar las ventas por fecha o zona, arrastra los campos de fecha o zona a las áreas FILAS o COLUMNAS.
CREA EL MODELO DE DATOS
En ocasiones puede ocurrir que, para usar dos tablas en una tabla dinámica, debas crear una relación entre ellas. Si un mensaje indica que debes crear una relación, haz clic en crear:
- Ve a la pestaña Datos y selecciona Administrar relaciones.
- Haz clic en Nueva relación.
- Selecciona la tabla principal y la tabla relacionada.
- Elige los campos comunes que las conectan (por ejemplo, un ID de cliente o número de factura).
INSERTA UNA TABLA DINÁMICA USANDO EL MODELO DE DATOS
Nota: Los modelos de datos no son compatibles con Excel para Mac.
Si deseas trabajar con varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica, puedes usar otros orígenes de datos además de las bases de datos relacionales. Por ejemplo, puedes usar tablas del libro o importar fuentes de datos para, posteriormente, integrarlas con otras tablas de datos del libro.
Para que todos estos datos no relacionados funcionen juntos, deberás agregar cada tabla al modelo de datos y, a continuación, crear relaciones entre las tablas con valores de campo coincidentes.
Después de crear un modelo de datos, puedes usar estos datos en el análisis. A continuación, cómo crear una tabla dinámica nueva mediante el modelo de datos en el libro.
1. Haz clic en cualquier celda de la hoja de cálculo, y luego ve a la pestaña Insertar, selecciona Tabla dinámica >De un origen de datos externo.
2. Selecciona Elegir conexión.
3. En la pestaña Tablas, en Este Modelo de datos de libro, selecciona Tablas en el Modelo de datos de libro.
4. Haz clic en Abrir y luego en Aceptar para mostrar una lista de campos que contenga todas las tablas del modelo de datos.
CONSTRUYENDO EL INFORME CON VARIAS TABLAS
AGREGAR CAMPOS A LA TABLA DINÁMICA
- En el panel Campos de tabla dinámica, verás las tablas relacionadas.
- Arrastra los campos a las áreas de Filas, Columnas, Valores o Filtros según tu necesidad.
- Excel interpretará las relaciones y combinará los datos automáticamente.
USAR MEDIDAS Y CÁLCULOS PERSONALIZADOS
Cuando trabajas con varias tablas, es recomendable usar medidas DAX en lugar de los cálculos convencionales. Para ello:
Abre Power Pivot desde la pestaña Datos.
Selecciona la tabla donde quieres crear la medida.
Escribe una fórmula en DAX, como:
Total Ventas = SUM(TablaVentas[Monto])
Guarda la medida y úsala en la tabla dinámica.
CONSEJOS PARA OPTIMIZAR EL USO DE VARIAS TABLAS EN EXCEL
Usa claves únicas en cada tabla para evitar relaciones incorrectas.
Evita nombres genéricos en las tablas y columnas para mayor claridad.
Filtra datos innecesarios antes de importar grandes volúmenes de información.
Actualiza la tabla dinámica cada vez que modifiques los datos originales (Alt + F5).
CONCLUSIÓN
Usar varias tablas para crear una tabla dinámica en Excel te permite realizar análisis más avanzados sin necesidad de combinar manualmente la información. Al aprovechar el modelo de datos y las relaciones entre tablas, puedes trabajar de manera más eficiente y precisa.
Si aún no has probado esta función, te invitamos a seguir esta guía y empezar a optimizar tu análisis de datos en Excel. ¡Pon en práctica estos pasos hoy!
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