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Funciones

¿Qué son las Funciones de Excel? ¿A que llamamos Funciones de Excel? y, ¿Cuáles son las funciones de Excel?

Definición.

Microsoft Excel es un programa de planillas de cálculo con una gran variedad de funciones aplicables en diversos usos. Conocer las funciones básicas nos ayudará a simplificar en gran manera nuestro trabajo. Microsoft Excel se caracteriza a nivel mundial por la gran cantidad de cálculo que brinda a sus usuarios, la mayoría se van perfeccionando en cada versión, también se van agregando nuevas funciones para facilitar los cálculos según la utilidad. También Excel da la posibilidad de combinar funciones de una manera espectacular, simplificando el trabajo.

Definamos en pocas palabras que es una función de Microsoft Excel: «son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función».

Citaremos los distintos tipos de argumentos que se puede utilizar:

  • números,
  • texto,
  • referencias a celdas,
  • valores constantes,
  • fórmulas u otras funciones.

Tipos.

Excel clasifica las principales funciones en grupos bien definidos continuación encontrarás un listado de ellas.

Funciones de:

  • Información
  • Texto
  • Base de datos
  • Fecha y hora
  • Búsqueda y referencia
  • Lógicas
  • Estadísticas
  • Matemáticas y trigonométricas
  • Financieras
  • Ingeniería
  • Cubo

Aprendamos la sintaxis:

  1. El signo igual (=) o el signo más (+).
  2. El nombre, ejemplo «SUMA».
  3. Se Abre paréntesis.
  4. Los argumentos separados por punto y coma (;).
  5. Se cierra paréntesis.

Esta es la estructura a seguir:

=Nombre(argumento1;argumento2)

Podemos utilizarlas para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto simples como complejas. Por ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+): =A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8, También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que queremos sumar: =SUMA(A3:A8)

Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la última. Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma (,). Por ejemplo: =CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO). Esta cuatro argumentos.

En el caso de traer dato máximo MAX solo necesita un argumento: =MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

Existen diferencias con el nombre de las funciones dependiendo de la versión de Excel y también del idioma en que se encuentre configurado Excel.

Resumen.

Existen funciones básicas de Excel y Avanzadas. El manejo de las mismas marca la diferencia en cualquier ámbito laboral. Esta herramienta nace en base a manejo de los cálculos de valores. Debes conocer y experimentar la gran variedad de funciones y aplicaciones en lo cotidiano de las mismas.

Tablas

¿Qué son las tablas en Excel?

La herramienta Tablas de Microsoft Excel ayudan al usuario con en el manejo de base de datos. Diversas funciones permiten mantener en orden gran cantidad de datos ademas de realizar cálculos y filtros.

El usuario básico de Excel debe aprender a crear Tablas como parte de su entrenamiento, ya que no se necesita un entrenamiento avanzado para ello. Generalmente en cualquier sistema de manejo de información se necesita el conocimiento de esta herramienta.

tablas

Operaciones con Tablas de Excel

Citaremos algunas de las operaciones más comunes en Tablas:

  • Ordenar: Podemos ordenar según un criterio definido por el usuario, cada columna tiene está opción latente.
  • Cálculos: Basta con crear una fórmula en una de las celdas y la misma se replica en toda la columna, esta función demuestra que la tabla sigue un orden columnar que no debe romperse.
  • Se puede aplicar un formato definido a los registros
  • Facilidad de consulta visual: Las Tablas de Excel tiene diseños visuales que ayudan al usuario a seguir un dato en forma horizontal
  • Carga de datos mediante formulario: Podemos cargar nuevos registro utilizando la función «Formulario» facilitando la carga.

Diseños de Tabla

Podemos aplicar distintos formatos a la tabla de datos, Excel nos brinda una gran variedad de diseños predefinidos, básicamente esto depende del gusto y en algunos casos de la necesidad del usuario. Para verificar los distintos estilos de diseño, debes posicionarte sobre la tabla, y en la cinta de herramientas seleccionas “Estilos de Tabla” puedes desplegar para visualizar todas las opciones.

tablas

Como Crear una Tabla

Empecemos a crear una tabla para una Base de Datos.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que los datos deben estar ordenados por columna, es decir en forma de columnas. Como se observa en el ejemplo:

No es un detalle menor que cada columna ya contenga un título que nos ayude a identificar los datos de cada columna.

  1. Una vez que nuestra base de datos contenga estas características, tenemos que marcar TODA la base de datos, todos los registros.
  2. Luego hacemos clic en la pestaña “Insertar”.
  3. Seleccionamos la opción TABLA, como figura en el ejemplo
  4. tablas

De esta manera se ha creado automáticamente la tabla, fácil e intuitivamente. Por defecto los títulos permanecen en la cabecera a pesar de que el usuario se deslice hacia los registros inferiores. También la opción de filtrado ya se encuentra activo para cada columna.

Resumen.

Conocer todas las funciones y facilidades que brindan las Tablas de Microsoft Excel es importante para el usuario principiante, sin estos conocimientos será más difícil aprender funciones relacionadas más complejas, como las tablas dinámicas y otras funciones avanzadas de manejo de gran cantidad de datos. Es por ello que en la mayoría de los cursos de Excel la lección de Tablas se encuentra en el módulo Básico o Intermedio.

Es importante entender que las tablas no son más que simplemente un conjunto de filas y columnas que contienen datos que pueden estar relacionados entre si y que también son manejados de manera independiente por el programa Excel. Las tablas pueden ser nuestras aliadas por ser una herramienta muy útil, la cual tienes que aprender a usar correctamente.

Hojas

¿Qué son las hojas en Excel?

Concepto

Las hojas son unidades de “planillas electrónicas”, un mismo archivo de Excel puede tener varias hojas o varias planillas. Cada hoja puede ser nombrada de acuerdo a la preferencia del usuario, pero por defecto en un archivo nuevo de Excel nos trae una hoja denominada «Hoja 1». A partir de Microsoft Excel 2013 un Libro nuevo trae solo una hoja predeterminada, pero el usuario puede crear mas hojas de forma ilimitada, según la memoria de sus sistema operativo.

También reciben el nombre de «hojas de cálculo», «planilla de cálculo»,etc.

Como crear.

Para agregar nuevas hojas a nuestro libro existen dos métodos que se puede utilizar:

  1. haz clic con el botón derecho del ratón sobre una hoja y se abrirá un cuadro con varias opciones, la primera de ellas dice «insertar» seleccionas esta opción y se abrirá otro cuadro con distintas opciones de inserción, selecciona «Hoja de cálculo».hojas
  2. La segunda opción es para copiar una hoja y generar una nueva con el mismo formato y la misma información. Coloca el puntero del ratón sobre la hoja que deseas copiar y presiona el botón «control» y sin soltar el mismo desplaza el mimo hacia la derecha, luego sueltas el botón del ratón y se genera de esta forma una copia de la hoja anterior.

Libro

¿Qué es un libro de Excel?

Concepto de Libro en Excel

Un Libro de Excel es básicamente el archivo del mismo y está compuesto por una o varias “Hojas”. De manera automática el nombre que Excel asigna a un archivo nuevo es “Libro1”, este es el nombre del archivo y puede modificarse según la preferencia del usuario.

libros

LA exención de este archivo, es decir, el formato del archivo de Excel actualmente es «.xlsx», esto cambió desde Microsoft Office 2007″ ya que anteriormente la exención era «.xls». Cuando tenemos un archivo de Excel con macros, cambia a una exención «.xlsm». Estos conceptos son importantes a la hora de compartir archivos, especialmente desde una versión nueva de Excel a una antigua.

Para el usuario básico, el aprendiz de Excel, los conceptos de Libro, Hojas, Columnas, Filas y celda son indispensables ya que forman las bases de una planilla de cálculo.

Conclusión

Podemos decir entonces que el archivo de Excel es llamado «Libro», cada archivo contiene varias «Hojas», y cada hoja contiene varias «Celdas» compuestas a su vez por «Filas» y «Columnas».

Abajo se describen las distintas extensiones de Microsoft Excel.

libro

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