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Tablas Dinámicas

¿Qué son las Tablas Dinámicas de Excel? y, ¿Cual es su utilidad?
Desarrollaremos y analizaremos las Tablas Dinámicas de Microsoft Excel, ya que es una de las herramientas más utilizadas en varios sistemas de manejo de información. Las tablas dinámicas son utilizadas en el ámbito financiero, contable, en grandes y medianas bases de datos, estadística, y un sinfín de utilidades que requieran un cálculo flexible, dinámico e interactivo.

Introducción a las Tablas Dinámicas.

La herramienta de Tablas Dinámicas es sin duda una de las funciones avanzadas más poderosa de Excel, por lo tanto comprender su funcionamiento y dominar esta función, marcará la diferencia entre el usuario básico y el experto en Excel.

Principales Características.

Si tenemos una planilla con una gran cantidad de datos, generalmente debemos realizar diferentes análisis sobre su contenido. El conjunto de datos agrupados se lo denomina “base de datos”.

Antes de seguir debemos comprender la gran diferencia que existe entre “Datos” e “Información”, la razón de ser de cualquier dato o de un conjunto de datos es proporcionar alguna información. Por lo tanto, una base de datos estático sin análisis, sin cálculo y sin objetivo es inservible y carece de sentido. Es así que la misión principal de las Tablas Dinámicas de Excel es convertir una base de datos en Información útil. Para esto, necesitamos resumir y ordenar la información según la necesidad del momento y los objetivos. Excel nos brinda distintas herramientas para el manejo de base de datos, como la función de Filtro, buscar, sumar conjunto, ordenar, tabla, etc. Pero de todas formas se vuelve complejo el manejo y se pierde una gran cantidad de tiempo en las fórmulas para resumir y sintetizar los datos. Entonces, la principal alternativa para el manejo de Base de Datos es la función de Tablas dinámicas.

Para simplificar mencionaremos las principales características que nos ofrece la función de Tablas Dinámicas:

  • Nos Permite generar informes que resuman y ordenen los datos.
  • Facilita el análisis del contenido, transformando los datos en información valiosa.
  • Convierte la información de muchas maneras según el criterio.
  • Resume los datos utilizando diferentes operaciones de cálculo, como la suma, promedio, porcentaje, etc.
  • Modificar la disposición de las filas y las columnas de un modo sencillo, es decir, intercambia su ubicación con movimientos sencillos.
  • Agrega, Filtra y quita campos en cualquier lugar de la tabla, sin que ello implique la pérdida de información. De ahí la principal razón de su nombre: Tablas dinámicas.tablas dinamicas excelfull

Requisitos principales para crear una Tabla Dinámica.

Es importante entender que no cualquier base de datos se puede transformar en Tabla Dinámica. Existen algunos requisitos mínimos que deben cumplirse para que esta herramienta cumpla con su función. También es importante que tengamos en cuenta los siguientes requisitos a la hora de crear una base de datos, ya que facilitaría desde el inicio la conversión y el análisis con Tablas Dinámicas.

Principales requisitos que debe cumplir una base de datos para crear una Tabla Dinámica.

  1. La base de datos debe estar organizada en forma COLUMNAR. Tal como observamos en la imagen de abajo. Los datos deben tener esta disposición o la tabla dinámica no podrá aplicarse. Existen varias disposiciones o formas de registrar los datos, pero la mayoría de los sistemas lo hace en forma vertical o en columnas, debemos utilizar este estilo de registro para todo, ya que facilita la aplicación de esta y otras herramientas muy útiles en Excel.

    tablas dinámicas
    base de datos listo para tablas dinámicas
  2. Cada columna de la base de datos debe contar con un título. Por ejemplo; la columna donde se registran las fechas debe tener el título “FECHA” como se observa en la imagen. Si dentro de la Base de datos existe una columna sin título, la función de Tablas Dinámicas nos advertirá con un mensaje de error, ya que no puede identificar los datos de esa columna. Los Títulos además, deben ser únicos y no repetidos, este más bien es un requisito de orden, ya que podría crear confusión a la hora de ordenar los datos. titulo de columna
  3. Existen dos tipos de registros en una misma base de datos, los “Valores” y los “Textos”. Todos los valores pueden sumarse, dividirse, multiplicarse, hallar el promedio, etc. Es decir están en un formato calculable y cuantificable, sin embargo los tipos de datos “Texto” son datos que no podemos realizar ninguna función matemática con ellos. La base de datos debe contar con ambos tipos de datos, pero lo realmente importante es que los datos de “VALORES” se encuentre en un formato adecuado para poder calcular (sumar, dividir, etc.). Constantemente se conocen errores al registrar los datos en un formato equivocado, por ejemplo si en una celda se coloca un valor 302B no puede ser calculado, debe registrarse como 302 y en otra columna la letra “B”. Veamos un ejemplo para captar mejor la idea:DATOS TEXTO Y VALOR

 

Que son los Gráficos Dinámicos.

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una Tabla Dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica. Es decir Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos. La gran diferencia radica en que cualquier cambio que realices en la Tabla Dinámica repercutirá automáticamente en el gráfico, y cualquier modificación en los filtros del grafico repercutirá de igual manera en la Tabla Dinámica, convirtiéndolo así en un “Grafico Dinámico”.

Límites de las Tablas Dinámicas.

  • Tamaño máximo: No existe una limitante impuesta sobre el tamaño de una Tabla Dinámica, esto más bien depende de cuan potente sea el procesador y la memoria del computador.
  • Número máximo de elementos por campo: el número máximo de elementos por campo es de 1.048.576, si algún campo supera esta cantidad, la Tabla Dinámica no tomará todos los datos y mostrará un mensaje de error.

Consideraciones Finales.

Para finalizar este resumen contextual de Tablas Dinámicas, cabe aclarar que esta es una herramienta de consulta y cálculo que no afecta en lo absoluto la base de datos de origen. Cualquier cálculo, orden o eliminación de fila o columna en una Tabla dinámica no afecta su base de datos, no borra el registro ni realiza ninguna modificación en la Base de Datos ORIGINAL. Por ello Excel nos da la opción de crear una Tabla Dinámica en cualquier lugar, entiéndase, en la misma hoja donde se encuentra la base de datos, en otra hoja del mismo libro o en otro libro de Excel. Siempre haciendo referencia a la misma base de datos.

Intermedio

Principios acerca de excel intermedio.

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Aprende más sobre validación de datos, texto en columnas, listas desplegables, formato condicional, ordenar, agrupar, desagrupar, autofiltro, filtros avanzados, rastrear precedentes, rastrear dependientes, mostrar fórmulas, comprobación de errores y evaluar fórmulas.
Para empezar, en el caso que nunca haya hecho el curso de Excel intermedio de esta web, le recomendamos que haga antes el curso de Excel básico. Si usted ya conoce todo acerca de lo que trata el curso, podrá avanzar con mayor facilidad. Es esencial que aprenda en orden las cosas e inicie con el nivel básico.

Ahora hablaremos brevemente de las funciones que le servirán mucho.

Funciones Intermedias de Excel

Es necesario que sepa que convertirse en un todo un experto en usar el programa Excel, puede llevar algo de tiempo, pero no es tan difícil, esa es la buena noticia! Tienes que poner algo de dedicación para aprender algunas cosas básicas y practicar lo necesario. Por lo tanto, con este curso de Excel intermedio desde esta administración queremos darte una guía completa para que usted convierta en un usuario bastante avanzado en que a Excel se refiere. En el universo de Excel podemos decir que hay funciones para casi todo, aunque sabemos que hay algunas pueden ser tan específicas que puede uno las llegue a usar. Claro que después de las cuatro funciones mas usadas o básicas que todos deberían conocer, también hay otras funciones que son de suma importancia. Lo que recomendamos que aprenda en su paso por nuestro curso (ya que son herramientas que realmente le darán valor añadido a su carrera profesional) son funciones condicionales, funciones de referencia y funciones de fecha.

Funciones Condicionales de Excel

Algunas de las funciones condicionales que aprenderá con nuestro este curso las funciones con una única condición, como:
CONTAR.SI: que le permitirá contar los elementos de un rango dada una condición.
SUMAR.SI: esta es igual a la anterior pero sumando.
PROMEDIO.SI: también igual a la anterior pero haciendo la media aritmética de varias celdas.

Funciones de Referencia de Excel

Las funciones de referencia son las que permiten obtener información de una determinada celda algunas condiciones sin saber exactamente qué celda habrá que buscar, ejemplo:
BUSCARV: esta función permite que pueda buscar en una tabla el valor referenciado a una celda según la columna de información que deseé conocer.
COINCIDIR: con esta función usted encontrará el valor en un rango de celdas.
INDICE: esta función le permitirá apuntar hacia un valor determinado un rango de celdas especifico y la posición de la celda que desea encontrar.

Funciones de Fechas de Excel

Las funciones de fechas son muy útiles. Con estas funciones con una determinada fecha se podrá obtener el mes de la fecha o el año. Para ese caso deberá usar la función MES o AÑO y también podrá utilizar la función DIA para poder obtener el día, claro. Para poder saber cuantos días hay entre dos fechas usted podrá restarlas pero si quiere saber los días laborables que hay tendrá que usar la función DIAS.LAB.

Funciones

¿Qué son las Funciones de Excel? ¿A que llamamos Funciones de Excel? y, ¿Cuáles son las funciones de Excel?

Definición.

Microsoft Excel es un programa de planillas de cálculo con una gran variedad de funciones aplicables en diversos usos. Conocer las funciones básicas nos ayudará a simplificar en gran manera nuestro trabajo. Microsoft Excel se caracteriza a nivel mundial por la gran cantidad de cálculo que brinda a sus usuarios, la mayoría se van perfeccionando en cada versión, también se van agregando nuevas funciones para facilitar los cálculos según la utilidad. También Excel da la posibilidad de combinar funciones de una manera espectacular, simplificando el trabajo.

Definamos en pocas palabras que es una función de Microsoft Excel: «son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función».

Citaremos los distintos tipos de argumentos que se puede utilizar:

  • números,
  • texto,
  • referencias a celdas,
  • valores constantes,
  • fórmulas u otras funciones.

Tipos.

Excel clasifica las principales funciones en grupos bien definidos continuación encontrarás un listado de ellas.

Funciones de:

  • Información
  • Texto
  • Base de datos
  • Fecha y hora
  • Búsqueda y referencia
  • Lógicas
  • Estadísticas
  • Matemáticas y trigonométricas
  • Financieras
  • Ingeniería
  • Cubo

Aprendamos la sintaxis:

  1. El signo igual (=) o el signo más (+).
  2. El nombre, ejemplo «SUMA».
  3. Se Abre paréntesis.
  4. Los argumentos separados por punto y coma (;).
  5. Se cierra paréntesis.

Esta es la estructura a seguir:

=Nombre(argumento1;argumento2)

Podemos utilizarlas para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto simples como complejas. Por ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+): =A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8, También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que queremos sumar: =SUMA(A3:A8)

Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la última. Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma (,). Por ejemplo: =CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO). Esta cuatro argumentos.

En el caso de traer dato máximo MAX solo necesita un argumento: =MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

Existen diferencias con el nombre de las funciones dependiendo de la versión de Excel y también del idioma en que se encuentre configurado Excel.

Resumen.

Existen funciones básicas de Excel y Avanzadas. El manejo de las mismas marca la diferencia en cualquier ámbito laboral. Esta herramienta nace en base a manejo de los cálculos de valores. Debes conocer y experimentar la gran variedad de funciones y aplicaciones en lo cotidiano de las mismas.

Tablas

¿Qué son las tablas en Excel?

La herramienta Tablas de Microsoft Excel ayudan al usuario con en el manejo de base de datos. Diversas funciones permiten mantener en orden gran cantidad de datos ademas de realizar cálculos y filtros.

El usuario básico de Excel debe aprender a crear Tablas como parte de su entrenamiento, ya que no se necesita un entrenamiento avanzado para ello. Generalmente en cualquier sistema de manejo de información se necesita el conocimiento de esta herramienta.

tablas

Operaciones con Tablas de Excel

Citaremos algunas de las operaciones más comunes en Tablas:

  • Ordenar: Podemos ordenar según un criterio definido por el usuario, cada columna tiene está opción latente.
  • Cálculos: Basta con crear una fórmula en una de las celdas y la misma se replica en toda la columna, esta función demuestra que la tabla sigue un orden columnar que no debe romperse.
  • Se puede aplicar un formato definido a los registros
  • Facilidad de consulta visual: Las Tablas de Excel tiene diseños visuales que ayudan al usuario a seguir un dato en forma horizontal
  • Carga de datos mediante formulario: Podemos cargar nuevos registro utilizando la función «Formulario» facilitando la carga.

Diseños de Tabla

Podemos aplicar distintos formatos a la tabla de datos, Excel nos brinda una gran variedad de diseños predefinidos, básicamente esto depende del gusto y en algunos casos de la necesidad del usuario. Para verificar los distintos estilos de diseño, debes posicionarte sobre la tabla, y en la cinta de herramientas seleccionas “Estilos de Tabla” puedes desplegar para visualizar todas las opciones.

tablas

Como Crear una Tabla

Empecemos a crear una tabla para una Base de Datos.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que los datos deben estar ordenados por columna, es decir en forma de columnas. Como se observa en el ejemplo:

No es un detalle menor que cada columna ya contenga un título que nos ayude a identificar los datos de cada columna.

  1. Una vez que nuestra base de datos contenga estas características, tenemos que marcar TODA la base de datos, todos los registros.
  2. Luego hacemos clic en la pestaña “Insertar”.
  3. Seleccionamos la opción TABLA, como figura en el ejemplo
  4. tablas

De esta manera se ha creado automáticamente la tabla, fácil e intuitivamente. Por defecto los títulos permanecen en la cabecera a pesar de que el usuario se deslice hacia los registros inferiores. También la opción de filtrado ya se encuentra activo para cada columna.

Resumen.

Conocer todas las funciones y facilidades que brindan las Tablas de Microsoft Excel es importante para el usuario principiante, sin estos conocimientos será más difícil aprender funciones relacionadas más complejas, como las tablas dinámicas y otras funciones avanzadas de manejo de gran cantidad de datos. Es por ello que en la mayoría de los cursos de Excel la lección de Tablas se encuentra en el módulo Básico o Intermedio.

Es importante entender que las tablas no son más que simplemente un conjunto de filas y columnas que contienen datos que pueden estar relacionados entre si y que también son manejados de manera independiente por el programa Excel. Las tablas pueden ser nuestras aliadas por ser una herramienta muy útil, la cual tienes que aprender a usar correctamente.

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