Funciones

¿Qué son las Funciones de Excel? ¿A que llamamos Funciones de Excel? y, ¿Cuáles son las funciones de Excel?

Definición.

Microsoft Excel es un programa de planillas de cálculo con una gran variedad de funciones aplicables en diversos usos. Conocer las funciones básicas nos ayudará a simplificar en gran manera nuestro trabajo. Microsoft Excel se caracteriza a nivel mundial por la gran cantidad de cálculo que brinda a sus usuarios, la mayoría se van perfeccionando en cada versión, también se van agregando nuevas funciones para facilitar los cálculos según la utilidad. También Excel da la posibilidad de combinar funciones de una manera espectacular, simplificando el trabajo.

Definamos en pocas palabras que es una función de Microsoft Excel: «son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función».

Citaremos los distintos tipos de argumentos que se puede utilizar:

  • números,
  • texto,
  • referencias a celdas,
  • valores constantes,
  • fórmulas u otras funciones.

Tipos.

Excel clasifica las principales funciones en grupos bien definidos continuación encontrarás un listado de ellas.

Funciones de:

  • Información
  • Texto
  • Base de datos
  • Fecha y hora
  • Búsqueda y referencia
  • Lógicas
  • Estadísticas
  • Matemáticas y trigonométricas
  • Financieras
  • Ingeniería
  • Cubo

Aprendamos la sintaxis:

  1. El signo igual (=) o el signo más (+).
  2. El nombre, ejemplo «SUMA».
  3. Se Abre paréntesis.
  4. Los argumentos separados por punto y coma (;).
  5. Se cierra paréntesis.

Esta es la estructura a seguir:

=Nombre(argumento1;argumento2)

Podemos utilizarlas para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto simples como complejas. Por ejemplo, si queremos sumar los valores de las celdas C3 hasta C8, podemos escribir la siguiente fórmula usando el operador suma (+): =A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8, También es posible usar la función SUMA y, como único argumento, ingresar el rango que queremos sumar: =SUMA(A3:A8)

Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la última. Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma (,). Por ejemplo: =CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO). Esta cuatro argumentos.

En el caso de traer dato máximo MAX solo necesita un argumento: =MAX(A2:B4)

El número de argumentos varía para cada función. Incluso, hay algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

Existen diferencias con el nombre de las funciones dependiendo de la versión de Excel y también del idioma en que se encuentre configurado Excel.

Resumen.

Existen funciones básicas de Excel y Avanzadas. El manejo de las mismas marca la diferencia en cualquier ámbito laboral. Esta herramienta nace en base a manejo de los cálculos de valores. Debes conocer y experimentar la gran variedad de funciones y aplicaciones en lo cotidiano de las mismas.

Tablas

¿Qué son las tablas en Excel?

La herramienta Tablas de Microsoft Excel ayudan al usuario con en el manejo de base de datos. Diversas funciones permiten mantener en orden gran cantidad de datos ademas de realizar cálculos y filtros.

El usuario básico de Excel debe aprender a crear Tablas como parte de su entrenamiento, ya que no se necesita un entrenamiento avanzado para ello. Generalmente en cualquier sistema de manejo de información se necesita el conocimiento de esta herramienta.

tablas

Operaciones con Tablas de Excel

Citaremos algunas de las operaciones más comunes en Tablas:

  • Ordenar: Podemos ordenar según un criterio definido por el usuario, cada columna tiene está opción latente.
  • Cálculos: Basta con crear una fórmula en una de las celdas y la misma se replica en toda la columna, esta función demuestra que la tabla sigue un orden columnar que no debe romperse.
  • Se puede aplicar un formato definido a los registros
  • Facilidad de consulta visual: Las Tablas de Excel tiene diseños visuales que ayudan al usuario a seguir un dato en forma horizontal
  • Carga de datos mediante formulario: Podemos cargar nuevos registro utilizando la función «Formulario» facilitando la carga.

Diseños de Tabla

Podemos aplicar distintos formatos a la tabla de datos, Excel nos brinda una gran variedad de diseños predefinidos, básicamente esto depende del gusto y en algunos casos de la necesidad del usuario. Para verificar los distintos estilos de diseño, debes posicionarte sobre la tabla, y en la cinta de herramientas seleccionas “Estilos de Tabla” puedes desplegar para visualizar todas las opciones.

tablas

Como Crear una Tabla

Empecemos a crear una tabla para una Base de Datos.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que los datos deben estar ordenados por columna, es decir en forma de columnas. Como se observa en el ejemplo:

No es un detalle menor que cada columna ya contenga un título que nos ayude a identificar los datos de cada columna.

  1. Una vez que nuestra base de datos contenga estas características, tenemos que marcar TODA la base de datos, todos los registros.
  2. Luego hacemos clic en la pestaña “Insertar”.
  3. Seleccionamos la opción TABLA, como figura en el ejemplo
  4. tablas

De esta manera se ha creado automáticamente la tabla, fácil e intuitivamente. Por defecto los títulos permanecen en la cabecera a pesar de que el usuario se deslice hacia los registros inferiores. También la opción de filtrado ya se encuentra activo para cada columna.

Resumen.

Conocer todas las funciones y facilidades que brindan las Tablas de Microsoft Excel es importante para el usuario principiante, sin estos conocimientos será más difícil aprender funciones relacionadas más complejas, como las tablas dinámicas y otras funciones avanzadas de manejo de gran cantidad de datos. Es por ello que en la mayoría de los cursos de Excel la lección de Tablas se encuentra en el módulo Básico o Intermedio.

Es importante entender que las tablas no son más que simplemente un conjunto de filas y columnas que contienen datos que pueden estar relacionados entre si y que también son manejados de manera independiente por el programa Excel. Las tablas pueden ser nuestras aliadas por ser una herramienta muy útil, la cual tienes que aprender a usar correctamente.

Base de Datos

¿Qué es una Base de Datos en excel?

Definición.

La Base de Datos son conjuntos de registros agrupados en un archivo digital. Deben estar estructurados y de cierta forma ordenados. Generalmente se utiliza la abreviatura BD para referirse a la misma. Excel es utilizado como almacenamiento de de datos en muchas circunstancias, aunque la herramienta de Microsoft para el manojo de gran cantidad de registros es Acces. Excel aunque presenta límites en este aspecto es muy útil y sencillo de cargar, consultar y realizar cálculo con los datos.

Utilizar Excel como Base de Datos

Microsoft Excel presenta límites en cantidad de registros que soporta, listamos los más relevantes:

  • El límite de columnas es de 16.384, esto significa que cada hoja soporta esta cantidad de columnas. Esto se cumple a partir de Excel 2007
  • También tenemos un límite de filas, hasta la fecha en la última versión de Excel 2016, el límite de filas es de 1.048.576
  • Entonces podríamos deducir que la base de datos en Excel tendría un limite de campos o celdas de 16.384 x 1.048.576

No obstante Microsoft Excel es una herramienta muy utilizada por la mayoría de las empresas para registrar sus movimientos, conjunto de registros, etc.

base de datos en excel

Excel cuenta con varias funciones que nos ayudan a ordenar, analizar y resumir los registros de una base. A continuación mencionaremos algunas funciones, de las mas utilizadas:

Función Descripción
Función BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas.
Función BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en una base.
Función BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías en una base.
Función BDEXTRAER Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.
Función BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la BD.
Función BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la BD.
Función BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una BD que cumplen los criterios especificados.
Función BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos.
Función BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos.
Función BDSUMA Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios.
Función BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.
Función BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.

Tablas dinámicas para manejo de base de datos

Las Tablas dinámicas fueron diseñadas por Microsoft Excel exclusivamente para el manejo de bases de datos. Con esta herramienta podremos resumir, calcular y analizar gran cantidad de registros de una manera sencilla e intuitiva. También brinda la posibilidad de crear campos calculados sin necesidad de modificar ningún registro de la base de datos original.

Aprender más sobre Tablas Dinámicas

Celda

¿Qué es una Celda en Excel?

Definición de Celda en Excel

Celda es La unión de una fila y una columna. Las celdas son las unidades contenedoras de datos, sean estos datos numéricos, alfanuméricos, texto, fechas, fórmulas y funciones o cualquier dato que se introduce en la planilla. Las mismas pueden cambiar de tamaño según la necesidad del usuario, también se pueden combinar 2 o mas celdas a modo de ir organizando la planilla.

celdaDenominación de una celda

Cada una de ellas presenta un nombre que está dado por la letra o las letras de su columna mas el numero de su fila, tal como se observa en la imagen, tenemos el sector al que llamamos  «Cuadro de nombres», se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas. allí podemos observar el nombre de la celda donde se encuentra nuestro cursor en ese momento.

celda

Los datos contenidos en las mismas también pueden ser modificados en su formato y lineas de marcación. Todas las herramientas que nos ayudarán a dar un formato a las celdas se encuentran en la pestaña «inicio». Excel nos brinda, herramientas de fuente, alineación, tipo de datos (numero), estilos y cálculos básicos.

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