Las fórmulas en Excel son una expresión que pueden combinar valores e información para obtener un resultado de mayor utilidad.
Al escribir una fórmula en una celda, también se muestra en la barra de fórmulas. Las fórmulas se introducen siempre después de un signo igual, de lo contrario, Excel mostrará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Una vez en el interior de una fórmula los valores se combinan mediante símbolos operadores.
En el siguiente ejemplo, vemos como una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación; mientras que la otra solamente muestra el texto de la ecuación sin realizar ningún cálculo.
PARTES DE UNA FÓRMULA EN EXCEL
- Constantes: Una constante es un valor, ya sea numero o texto, un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula, pero siempre deberá estar entre doble comillas, por ejemplo “unidades”.
- Referencias de celda: En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a los valores que queremos incluir en nuestra fórmula.
- Operadores: Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos, como el símbolo + para la suma, o el símbolo / para la división.
- Funciones de Excel: Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.
Veamos algunos ejemplos de valores y formulas:
Aqui nuestra constante o valor es 5, pues vemos en la barra de fórmulas que es un dato introducido manualmente y no una fórmula.
En este ejemplo, vemos que hay un cinco seguido de un operador matemático de suma y un 9, pero todo ello precedido de un signo igual. Por lo tanto, es una fórmula que combina dos valores o contantes mediante el operador «Suma».
Aquí, tenemos una fórmula que empieza con un signo igual, y después combina un valor con unas referencias que hay en otras celdas. Por lo tanto, el sistema nos devolverá el resultado de la suma del valor mas los datos que estan dentro de la celdas.
En el ultimo ejemplo, vemos una fórmula que combina un valor con una referencia de otra celda y mediante el simbolo ampersand se concatena con un texto. Como dijimos al principio, un texto siempre debe ir entre comillas.
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Cómo crear una fórmula en Excel
Selecciona una celda, escribe el signo igual, agrega los valores o referencias que necesitas y presiona Enter. Una fórmula sencilla como =B2*C2 multiplica la cantidad de B2 por el precio de C2. Si la copias hacia abajo, Excel adapta las referencias a cada fila.
Las funciones también forman parte de una fórmula. Por ejemplo, =SUMA(D2:D20) suma un rango y =PROMEDIO(D2:D20) calcula su media. Puedes combinar funciones y operadores siempre que los paréntesis estén correctamente cerrados.
Referencias relativas, absolutas y mixtas
- Relativa, A2: cambia de fila y columna al copiar la fórmula.
- Absoluta, $A$2: mantiene fija la celda. Es útil para tipos de cambio, impuestos o parámetros.
- Mixta, $A2 o A$2: fija solamente la columna o la fila.
Si el porcentaje de IVA está en F1, una fórmula como =D2*(1+$F$1) conserva ese parámetro al copiarla. La tecla F4 permite alternar rápidamente entre los tipos de referencia.
Orden de cálculo y operadores
Excel resuelve primero los paréntesis, después potencias, multiplicaciones y divisiones, y finalmente sumas y restas. Por eso =2+3*4 devuelve 14, mientras que =(2+3)*4 devuelve 20. Consulta también la guía de operadores en Excel.
Errores frecuentes en las fórmulas
- #DIV/0!: la fórmula intenta dividir entre cero o una celda vacía.
- #¿NOMBRE?: existe un nombre de función mal escrito o un texto sin comillas.
- #REF!: la fórmula apunta a una referencia que fue eliminada.
- La fórmula se muestra como texto: la celda puede tener formato Texto o faltar el signo igual.
Preguntas frecuentes sobre fórmulas en Excel
¿Todas las fórmulas deben empezar con el signo igual?
Sí. El signo igual indica a Excel que debe calcular la expresión en lugar de mostrarla como texto.
¿Cómo fijo una celda dentro de una fórmula?
Usa una referencia absoluta como $A$1 o pulsa F4 mientras editas la referencia.
¿Cuál es la diferencia entre fórmula y función?
Una fórmula es toda expresión de cálculo creada en una celda. Una función es una operación predefinida, como SUMA, que puede formar parte de esa fórmula.
¿Por qué una fórmula no se actualiza?
Comprueba que el modo de cálculo esté en Automático y que los datos utilizados no estén almacenados como texto.