DOMINA LA FUNCIÓN DESHACER Y REHACER EN EXCEL Y NO PERDERÁS NI UN SOLO DATO

¿QUÉ SON LAS FUNCIONES DESHACER Y REHACER EN EXCEL?

Cuando trabajamos en Excel, uno de los mayores temores es cometer un error o perder datos valiosos. Afortunadamente, Excel nos ofrece herramientas sencillas pero poderosas para corregir estos errores: las funciones Deshacer y Rehacer. Estas funciones son esenciales para quienes desean mantener su trabajo organizado y sin contratiempos. En este artículo, exploraremos cómo funciona cada una de estas funciones, cómo aprovecharlas al máximo y algunos consejos para prevenir pérdidas de información en tus hojas de cálculo.

La función Deshacer permite revertir una acción que realizaste en Excel, ya sea la eliminación de una celda, un cambio de formato, o incluso el cálculo de una fórmula. Por otro lado, la función Rehacer permite revertir una acción de deshacer, devolviendo los cambios que habías deshecho previamente. Estas dos herramientas son esenciales para mejorar la eficiencia y la seguridad en tu trabajo, permitiéndote corregir rápidamente cualquier error sin perder información.

DONDE ENCONTRAR DESHACER Y REHACER EN EXCEL

Las herramientas Deshacer y Rehacer se encuentran en ubicaciones estratégicas para facilitar su uso. Aquí te explicamos dónde encontrarlas:

1. BARRA DE ACCESO RÁPIDO

• Por defecto, los botones de Deshacer y Rehacer están ubicados en la barra de acceso rápido, en la parte superior izquierda de la ventana de Excel.
• El icono de Deshacer tiene forma de flecha curva apuntando hacia la izquierda, mientras que el icono de Rehacer tiene una flecha curva apuntando hacia la derecha.

2. ATAJOS DE TECLADO

• Puedes utilizar los atajos de teclado para acceder rápidamente a estas funciones:
  • Ctrl + Z para Deshacer.
  • Ctrl + Y para Rehacer.
• Estos atajos funcionan incluso si los botones no están visibles en la barra de herramientas.

3. MENÚ CONTEXTUAL (Opcional)

• En algunas versiones de Excel, al hacer clic derecho en una celda o rango seleccionado, puedes encontrar la opción de Deshacer en el menú contextual, dependiendo de la acción previa realizada.

4. PERSONALIZACIÓN DE LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

• Si no ves los botones de Deshacer y Rehacer en la barra de acceso rápido, es posible que hayan sido eliminados. Puedes personalizarlos y volver a agregarlos:
  • Ve al menú Archivo > Opciones > Barra de acceso rápido.
  • Busca Deshacer y Rehacer en la lista de comandos y añádelos.

Para más información sobre como personalizar la barra de accedo rápido, visita: PERSONALIZAR LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO EN EXCEL

¿CÓMO FUNCIONAN LAS FUNCIONES DESHACER Y REHACER EN EXCEL?

DESHACER: PASO A PASO

La función Deshacer en Excel se activa de forma sencilla, ya sea mediante el comando de la barra de herramientas, el atajo de teclado Ctrl + Z, o desde el menú contextual. Esta función deshace una sola acción a la vez, lo que significa que, si cometiste varios errores, deberás presionar Deshacer varias veces para volver al estado anterior. Sin embargo, Excel tiene un límite para las acciones que puede deshacer, y este límite puede ser ajustado en la configuración de Excel.

Por ejemplo, si accidentalmente borras una celda importante, puedes presionar Deshacer y la celda será restaurada. Si seguiste haciendo más cambios sin darte cuenta, puedes seguir presionando Deshacer hasta que llegues al punto en que no hayas hecho más modificaciones.

REHACER: PASO A PASO

A veces, tras deshacer una acción, te das cuenta de que en realidad no querías revertir el cambio. Ahí es cuando la función Rehacer entra en juego. Similar a Deshacer, puedes utilizar el atajo Ctrl + Y o hacer clic en la opción Rehacer en la barra de herramientas para restaurar la acción que deshiciste.

Esta función es muy útil cuando, por ejemplo, deshaces un cambio sin querer y luego te das cuenta de que ese cambio era necesario. Usar Rehacer te permite corregir rápidamente sin tener que repetir todo el proceso.

USO PRÁCTICO DE LAS FUNCIONES DESHACER Y REHACER EN EL DÍA A DÍA

CORREGIR ERRORES DE FORMATO

Uno de los casos más comunes en los que Deshacer y Rehacer pueden ser útiles es al cambiar el formato de las celdas en Excel. Si cambias el formato de una celda y te das cuenta de que no es lo que querías, puedes usar Deshacer para restaurar la apariencia anterior. Si luego decides que el nuevo formato es adecuado, simplemente presionas Rehacer para mantenerlo.

REVERSIÓN DE CAMBIOS EN FÓRMULAS Y CÁLCULOS

Cuando estás trabajando con fórmulas en Excel, es fácil cometer errores, como por ejemplo, escribir una fórmula incorrecta o aplicar una función que no da el resultado esperado. En este caso, la función Deshacer te permite volver rápidamente al punto en el que escribiste la fórmula original o el punto donde realizaste el cambio erróneo.

RESTAURAR DATOS PERDIDOS

Otro escenario donde las funciones de Deshacer y Rehacer son útiles es cuando has perdido datos al borrar celdas accidentalmente. Si eliminaste una celda o una fila por error, puedes presionar Deshacer para restaurarla. Del mismo modo, si después te das cuenta de que la eliminación era necesaria, puedes utilizar Rehacer para restaurar la acción.

TRUCOS O TÉCNICAS ADICIONALES SOBRE CÓMO APROVECHAR ESTAS FUNCIONES

1. Restaurar el formato de celdas fácilmente: Usar Deshacer para corregir el formato.
2. Recuperar datos perdidos tras un error: Aplicar Deshacer después de eliminar una fila accidentalmente.
3. Revertir una fórmula errónea: Usar Rehacer para recuperar una fórmula que se había deshecho por error.
4. Deshacer acciones múltiples de una vez: Repetir Deshacer para restaurar varias acciones de forma eficiente.
5. Ajustes en el límite de deshacer: Modificar el número de acciones para deshacer y adaptar Excel a tus necesidades.

CONSEJOS PARA MAXIMIZAR EL USO DE LAS FUNCIONES DESHACER Y REHACER

ACTIVA EL AUTOGUARDADO

Una de las mejores maneras de evitar la pérdida de datos en Excel es asegurarte de que el Autoguardado esté activado. Esto guarda tu trabajo de forma automática cada poco minuto, lo que te permite volver a la versión más reciente si algo sale mal. A pesar de que las funciones de Deshacer y Rehacer son útiles, tener el autoguardado activo te proporciona una capa extra de seguridad.

Para configurar el Autoguardado:

• Ve a Archivo > Opciones > Guardar.
• Asegúrate de que la opción Guardar información de Autorrecuperación cada [X] minutos esté marcada.
• Ajusta el tiempo (por ejemplo, cada 10 minutos para mayor seguridad).

UTILIZA EL HISTORIAL DE VERSIONES

Además de las funciones de Deshacer y Rehacer, Excel tiene una característica llamada Historial de versiones, que te permite ver y restaurar versiones anteriores de tu archivo. Si tienes habilitado el almacenamiento en la nube de Microsoft (OneDrive o SharePoint), puedes acceder a las versiones anteriores de un archivo y restaurarlas si algo salió mal.

  Para saber más sobre como recuperar archivos de Excel, no te pierdas el blog: 5 SOLUCIONES PRÁCTICAS PARA RESTAURAR VERSIONES ANTERIORES DE UN ARCHIVO DE EXCEL

PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ)

1. ¿Puedo deshacer más de una acción a la vez?

• Sí, puedes deshacer varias acciones consecutivas, simplemente presionando Ctrl + Z o utilizando el botón Deshacer varias veces. Excel deshace las acciones en el orden inverso en el que fueron realizadas.

2. ¿Por qué no puedo deshacer ciertas acciones en Excel?

• Algunas acciones, como guardar el archivo, aplicar un filtro, eliminar hojas completas o ciertas operaciones de macros no se pueden deshacer. Si estás trabajando con datos importantes, asegúrate de guardar una copia de seguridad del archivo antes de realizar cambios significativos.

3. ¿Cuántas acciones puedo deshacer en Excel?

• De forma predeterminada, Excel permite deshacer hasta 100 acciones. Este límite se puede modificar ajustando el registro del sistema, pero requiere conocimientos avanzados.

4. ¿La función Deshacer afecta datos guardados?

• No, Deshacer solo funciona con los cambios realizados en la sesión activa de trabajo. Una vez que el archivo se guarda y se cierra, las acciones anteriores no se pueden deshacer.

5. ¿Qué sucede si uso Autoguardado y quiero deshacer cambios?

• Si el Autoguardado está habilitado, los cambios se guardan en tiempo real. Puedes usar la función Deshacer para revertir modificaciones recientes, pero los cambios también quedarán reflejados en la nube. En este caso, el historial de versiones puede ser útil.

6. ¿Puedo deshacer cambios realizados por otros en un archivo compartido?

• No, la función Deshacer solo afecta las acciones realizadas en tu sesión de trabajo. Para revertir cambios realizados por otros, revisa el historial de versiones si el archivo está almacenado en OneDrive o SharePoint.

7. ¿Cómo sé cuántos pasos puedo deshacer o rehacer?

• Excel no muestra un contador específico, pero puedes acceder al historial de deshacer desde el botón de flecha desplegable junto al comando Deshacer en la barra de herramientas.

8. ¿Rehacer funciona siempre que deshago algo?

• Sí, Rehacer estará disponible siempre que hayas deshecho una acción. Sin embargo, si realizas una acción nueva después de deshacer, el historial de rehacer se pierde.

CONCLUSIÓN

Las funciones Deshacer y Rehacer en Excel son herramientas simples pero poderosas que pueden ayudarte a evitar pérdidas de información y corregir errores rápidamente. Al comprender cómo funcionan y cómo integrarlas en tu flujo de trabajo, podrás manejar tus hojas de cálculo de manera más eficiente y sin miedo a cometer errores graves.

Estas herramientas no solo mejoran tu productividad, sino que también te proporcionan una red de seguridad al trabajar en proyectos importantes. Ya sea que estés ajustando un formato, corrigiendo una fórmula o recuperando datos eliminados, las funciones Deshacer y Rehacer te aseguran que puedes actuar rápidamente y sin complicaciones.

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