Planillas electrónicas

Consejos útiles sobre Planillas electrónicas, a continuación:

Planillas electrónicas – Introducción.

Excel entra dentro de los programas dedicados a desarrollar Planillas electrónicas, también llamadas hojas de cálculo o planilla de cálculo. Para poder entender mejor este concepto de planilla electrónica tenemos que conocer algunos elementos básicos que componen esta planilla.

Las columnas:

Las barras que atraviesan la planilla de Excel en forma vertical son denominadas “columnas”. Cada columna tiene un nombre, Excel las identifica con letras del abecedario, empezando con la primera columna denominada “A”, todas las letras están en mayúsculas y son consecutivas hasta llegar a la columna 26 que sería la letra “Z”, como allí termina la cantidad de letras, a partir de la columna 27 se utilizan dos letras por columnas, serian “AA”, “AB”, “AC”… y así hasta la última columna que es denominada “XFD”, si contáramos la cantidad de columnas serían 16.384 columnas por cada “hoja”. En las versiones de Excel 2007, 2010, 2013 y 2016 la cantidad de columnas se mantiene en 16.384. La versión de 2003 y anteriores solo contaba con un máximo de 256 columnas.

columnas en planillas electrónicas

Las Filas:

Las barras que atraviesan la planilla de Excel en forma horizontal, son denominadas “filas”. Las filas están enumeradas en forma correlativa de arriba abajo empezando con la fila 1 hasta la fila 1.048.576, este es el límite actual para cada hoja de Excel en cuanto a la cantidad de filas por hoja de cálculo. Es importante siempre aclarar que las versiones anteriores a  Excel 2007 la cantidad máxima de filas eran de 65.536, este aumento en la capacidad de columnas y filas nos permite manejar una gran cantidad de datos en una misma hoja de Excel.

filas

Las celdas:

La unión de una fila y una columna se denomina “celda”. Por lo tanto cada celda recibe el nombre de esa unión, como ser: la celda “A1” es la unión de la columna “A” con la fila 1. Este “nombre” de cada celda también es llamado “coordenada”, “referencia” y “dirección”. Las celdas son las unidades contenedoras de datos, sean estos datos numéricos, alfanuméricos, texto, fechas, fórmulas y funciones o cualquier dato que se introduce en la planilla. El anchor y la altura de cada celda son modificables según la necesidad del usuario. Cada celda puede tener un formato exclusivo, esto incluye el color, tamaño, tipo de datos, etc. En las celdas podemos hacer referencias a otras celdas para realizar un cálculo, por ejemplo en la celda A3 se suman las cantidades contenidas en A1 y A2, por lo tanto el resultado de esa suma se registra en la celda A3 y el dato que es consecuencia de una fórmula de suma simple.

celda

descripción grafica

Hasta aquí hemos repasado las partes esenciales de una planilla electrónica, definiendo Columnas, Filas y Celdas, este conjunto de elementos hace posible crear una planilla de cálculo y un sinfín de utilidades que nos brinda Excel. Podemos resumir que la principal función de una planilla electrónica es operar con datos, realizar cálculos y obtener un análisis de la información. Excel también cuenta con las funciones gráficas que ayudan a expresar resultados en forma visual.

La forma y el orden que Excel nos ofrece para la gran capacidad que posee, está basado en “Hojas” y “Libros”, por lo tanto a continuación definiremos estos sistemas de agrupación de planillas electrónicas.

Las hojas:

Las hojas son unidades de “planillas electrónicas”, un mismo archivo de Excel puede tener varias hojas o varias planillas. La cantidad de hojas depende de la capacidad de almacenamiento y del procesador de tu computador, por lo tanto no existe un límite dado por el desarrollador en cuanto a la cantidad de hojas permitidas en un archivo de Excel. Cada hoja puede ser nombrada de acuerdo a la preferencia del usuario, pero por defecto en un archivo nuevo de Excel, nos trae una hoja denominada: “Hoja 1”. Es posible agregar, quitar y ocultar hojas en Excel según necesidad.

Los Libros:

Es básicamente el archivo de Excel y está compuesto por una o varias “Hojas”. De manera automática el nombre que Excel asigna a un libro nuevo es “Libro1”, este es el nombre del archivo y puede modificarse según la preferencia del usuario. Los archivos de Excel se caracterizan por la extensión “.xlsx” a partir de la versión de Excel 2007, anteriores a esta versión, la extensión era “.xls”, estos datos son importantes a la hora de compartir un Libro de Excel con algún usuario que no cuente con una versión 2007 o superior de Excel, ya que con Excel 2003 no se podrán abrir archivos con extensión “.xlsx”, sin embargo con las versiones modernas como Excel 2016 si podemos abrir libros en formato “.xls” sin problema.

hojas y libros

descripción grafica

Dando un ejemplo práctico a lo desarrollado hasta ahora, podríamos crear un Libro de Excel denominado “Resultados del 2015”, este será la denominación del archivo de Excel y tendrá la extensión “.xlsx” pues mi versión es Excel 2016. Dentro de este Libro, se crean tres Hojas; “Gastos” “Ingresos”, y por último la hoja “Resumen”. En la Hoja “Gastos” se encuentra detallado los gastos realizados en todo el 2015 abierto por día con subtotales mensuales y un total año 2015. En la Hoja “Ingresos” se encuentran los registros diarios de las ventas realizadas en el año, también abierto por día con subtotales mensuales y un total año 2015. En la Hoja “Resumen” se presenta un resumen ejecutivo de los movimientos financieros abierto por mes del año, presentando las diferencias entre Gastos e Ingresos de cada mes obtenidos de las sumatorias en  Hojas respectivas. Cualquier modificación que se realice en las Hojas “Gastos” o “Ingresos” repercutirá automáticamente en el resultado que figura en la Hoja “Resumen” ya que todo el Libro “Resultados del 2015” se encuentra referenciado entre Hojas para dar un resultado final en la Hoja “Resumen”. Este ejemplo nos ayuda a entender cómo podemos crear un solo archivo con varias planillas electrónicas que cumplan la función de registrar los movimientos, es decir que funcione como base de datos, pero que a la vez sea capaz de calcular un resultado final del conjunto de información detallada. Un resumen ejecutivo, resultante de toda la operación del año.

Aseveraciones finales.

Existen varios programas de Planillas Electrónicas como StarOffice Calc de StarOffice, OpenCalc de OpenOffice, etc. Pero sin duda la más poderosa y la más utilizada en todo el mundo sigue siendo Microsoft Excel.

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