¿Cómo Crear una Tabla Dinámica?

Aprende a Crear tu Propia Tabla Dinámica.

Requisitos para Crear una Tabla Dinámica.

Crear una Tabla Dinámica hoy en día es una de las tareas más simples dentro de las funciones avanzadas de Microsoft Excel. Aunque la forma de crear difiera un poco en las versiones de Excel 2010 y la versión de Excel 2013 y 2016, este artículo se aplica a las versiones de Excel 2013 y 2016. Independientemente de la versión de Excel que tengas, es importante aclarar que para crear una Tabla Dinámica se necesita cumplir los siguientes requisitos.

1. La base de datos debe ordenarse en columnas. Es decir, cada tipo de dato debe registrarse uno abajo del otro, tal como muestra la imagen. Si esta regla no se cumple, es imposible que se pueda generar la tabla. Por lo tanto, a partir de hoy, debes crear bases de datos en forma de columnas.
2. Cada columna debe tener un encabezado o título. Esto es de vital importancia ya que la Tabla tomará cada título como un “CAMPO” y esto nos servirá para generar los resúmenes o cálculos a realizar con cada columna. Por lo tanto recomendamos además, que cada columna reciba un “nombre” distinto, para poder identificarla exactamente.
3. Las columnas que contengan valores que puedan generar operaciones aritméticas (suma, resta, división y multiplicación) deben configurarse con el formato adecuado. Es decir, si existe un valor monetario en dólares, ejemplo 1.200 USD, debemos ser cuidadosos que el separador de miles corresponda a la configuración de número o una configuración contable y que el símbolo del dólar no sea un texto. Es decir, la columna con valor debe tener formato numérico, contable, fecha, etc. Pero no de “texto”, esto es importante a la hora de hacer resúmenes con la tabla dinámica.

Crea y define la Tabla.

Cumpliendo todos los requisitos, empecemos a crear una tabla dinámica.

• Debes posicionar el cursor en cualquier celda de tu base de datos, o, marcar toda la base de datos, cualquier opción es válida.
• Ve a la pestaña “Insertar”, veras varias herramientas y entre ellas la opción “Tabla dinámica”, elige esta opción.
• Automáticamente se genera un cuadro llamado “Crear Tabla Dinámica”. Excel da la opción de elegir algunos ajustes que veremos a continuación:
  1. La primera opción nos solicita que datos se introducirá en la Tabla, como verás por defecto toma los datos de la base de datos en el cual está posicionado el cursor. Por lo tanto esta opción no la tocamos.
  2. La segunda opción dice “Elija donde desea colocar el informe de tabla dinámica”, como opción predeterminada se encuentra seleccionada la opción “nueva hoja de cálculo” pero puedes colocar la tabla donde mejor te quede, incluso en cualquier hoja de este libro, para ello selecciona la opción “Hoja de cálculo existente”, ahora debes posicionar tu cursor en el lugar exacto donde deseas que la tabla aparezca. A modo didáctico, no realizaremos ninguna modificación en este cuadro, por lo tanto presionamos el botón “Aceptar”
• Ya tenemos creada la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía porque Excel no adivinará cuales son nuestros objetivos con ella. Por eso es importante entender “como se quieren ver los datos”.

Partes de la tabla dinámica.

Ahora nos concentraremos en APRENDER y ENTENDER las partes de la tabla dinámica,  luego definiremos los objetivos.

En el cuadro de la izquierda tenemos definida la zona donde se visualizará la tabla.

A la derecha tenemos un cuadro llamado “Campos de la Tabla Dinámica”, allí se encuentran todos los títulos de columnas con un cuadrito a la izquierda de cada título para poder seleccionarlo.

Más debajo del cuadro “Campos de la Tabla Dinámica” se encuentras 4 cuadros ordenados como cuatro cuadrantes, llamados: Filtros, Columnas, Filas y Valores. En este sector “arrastraremos los campos” según nuestra necesidad.

Casos prácticos

Empecemos a generar una tabla dinámica, para ello tenemos que definir un objetivo. Con fines didácticos estableceremos un objetivo con el ejemplo de la base de datos que se mostró más arriba y que lo puede descargar para utilizarla como ejercicio.

Presiona aquí para descargar la base de datos de ejemplo.

OBJETIVO: “Se solicita la venta TOTAL de cada producto”

Con este objetivo, trabajemos con nuestra tabla:

• Tenemos dos campos que vamos a utilizar: El campo “Producto” y el campo “Ventas”
• Arrastra el campo producto en la zona FILAS
• Arrastra el campo “Ventas” en el campo COLUMNAS
• Verifica en la zona COLUMNAS diga “Suma de VENTAS” ya que puede decir “Cuenta o Porcentaje, etc.” en este caso tiene que decir SUMA.

Ahora podemos verificar que la tabla dinámica se encuentra listados todos los productos ordenados por abecedario, ningún producto se duplica ya que se suman TODAS las ventas de cada producto automáticamente.

Veamos otro ejemplo, ahora con otro objetivo pero de la misma base de datos.

OBJETIVO: “Se solicita un informe de ventas por cliente”

Con este nuevo objetivo configuremos la misma tabla como sigue:

• Tenemos que “des-tildar” el campo PRODUCTO, o simplemente desliza de la zona FILA a la zona de campos nuevamente.
• En la zona de VALORES, dejamos sin mover el campo VENTAS.
• Arrastramos a la zona FILA el campo CLIENTE y listo, tenemos las ventas de cada cliente, en este caso de toda la tabla.

OBJETIVO: “Se solicita las ventas por cliente abierto por fecha”

En este nuevo caso se agrega un detalle más a la tabla anterior, se desean los datos abiertos por día. Entonces trabajemos:

• Arrastramos el campo FECHA en la zona Columnas
• Automáticamente se muestra en la tabla las fechas y la suma de ventas por día de cada cliente.

OBJETIVO: “Se solicita un informe de ventas abierto por fecha pero solo las entregadas por el camión 3002A»

Siempre utilizamos la misma tabla, de ahí su nombre de “Tabla Dinámica”, en este caso debemos filtrar un solo camión.

• Se arrastra el campo CAMIÓN en la zona “FILTRO”
• Ahora en la tabla dinámica se debe seleccionar solo el camión en cuestión para mostrar sus datos.

Resumen

De forma sencilla hemos explicado  como crear una tabla dinámica, aún queda mucho por aprender de esta herramienta, pero su funcionamiento básico lo hemos expuesto de una manera práctica.

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