Tablas Dinámicas

Que son las Tablas Dinámicas de Microsoft Excel y su utilidad. Desarrollaremos y analizaremos las Tablas Dinámicas de Microsoft Excel, ya que es una de las herramientas más utilizadas en varios sistemas de manejo de información. Las tablas dinámicas son utilizadas en el ámbito financiero, contable, en grandes y medianas bases de datos, estadística, y un sinfín de utilidades que requieran un cálculo flexible, dinámico e interactivo.

Introducción a las Tablas Dinámicas.

La herramienta de Tablas Dinámicas es sin duda una de las funciones avanzadas más poderosa de Excel, por lo tanto comprender su funcionamiento y dominar esta función, marcará la diferencia entre el usuario básico y el experto en Excel.

Principales Características.

Si tenemos una planilla con una gran cantidad de datos, generalmente debemos realizar diferentes análisis sobre su contenido. El conjunto de datos agrupados se lo denomina “base de datos”.

Antes de seguir debemos comprender la gran diferencia que existe entre “Datos” e “Información”, la razón de ser de cualquier dato o de un conjunto de datos es proporcionar alguna información. Por lo tanto, una base de datos estático sin análisis, sin cálculo y sin objetivo es inservible y carece de sentido. Es así que la misión principal de las Tablas Dinámicas de Excel es convertir una base de datos en Información útil. Para esto, necesitamos resumir y ordenar la información según la necesidad del momento y los objetivos. Excel nos brinda distintas herramientas para el manejo de base de datos, como la función de Filtro, buscar, sumar conjunto, ordenar, tabla, etc. Pero de todas formas se vuelve complejo el manejo y se pierde una gran cantidad de tiempo en las fórmulas para resumir y sintetizar los datos. Entonces, la principal alternativa para el manejo de Base de Datos es la función de Tablas dinámicas.

Para simplificar mencionaremos las principales características que nos ofrece la función de Tablas Dinámicas:

  • Nos Permite generar informes que resuman y ordenen los datos.
  • Facilita el análisis del contenido, transformando los datos en información valiosa.
  • Convierte la información de muchas maneras según el criterio.
  • Resume los datos utilizando diferentes operaciones de cálculo, como la suma, promedio, porcentaje, etc.
  • Modificar la disposición de las filas y las columnas de un modo sencillo, es decir, intercambia su ubicación con movimientos sencillos.
  • Agrega, Filtra y quita campos en cualquier lugar de la tabla, sin que ello implique la pérdida de información. De ahí la principal razón de su nombre: Tablas dinámicas.tablas dinamicas excelfull

Requisitos principales para crear una Tabla Dinámica.

Es importante entender que no cualquier base de datos se puede transformar en Tabla Dinámica. Existen algunos requisitos mínimos que deben cumplirse para que esta herramienta cumpla con su función. También es importante que tengamos en cuenta los siguientes requisitos a la hora de crear una base de datos, ya que facilitaría desde el inicio la conversión y el análisis con Tablas Dinámicas.

Principales requisitos que debe cumplir una base de datos para crear una Tabla Dinámica.

  1. La base de datos debe estar organizada en forma COLUMNAR. Tal como observamos en la imagen de abajo. Los datos deben tener esta disposición o la tabla dinámica no podrá aplicarse. Existen varias disposiciones o formas de registrar los datos, pero la mayoría de los sistemas lo hace en forma vertical o en columnas, debemos utilizar este estilo de registro para todo, ya que facilita la aplicación de esta y otras herramientas muy útiles en Excel.

    tablas dinámicas

    base de datos listo para tablas dinámicas

  2. Cada columna de la base de datos debe contar con un título. Por ejemplo; la columna donde se registran las fechas debe tener el título “FECHA” como se observa en la imagen. Si dentro de la Base de datos existe una columna sin título, la función de Tablas Dinámicas nos advertirá con un mensaje de error, ya que no puede identificar los datos de esa columna. Los Títulos además, deben ser únicos y no repetidos, este más bien es un requisito de orden, ya que podría crear confusión a la hora de ordenar los datos. titulo de columna
  3. Existen dos tipos de registros en una misma base de datos, los “Valores” y los “Textos”. Todos los valores pueden sumarse, dividirse, multiplicarse, hallar el promedio, etc. Es decir están en un formato calculable y cuantificable, sin embargo los tipos de datos “Texto” son datos que no podemos realizar ninguna función matemática con ellos. La base de datos debe contar con ambos tipos de datos, pero lo realmente importante es que los datos de “VALORES” se encuentre en un formato adecuado para poder calcular (sumar, dividir, etc.). Constantemente se conocen errores al registrar los datos en un formato equivocado, por ejemplo si en una celda se coloca un valor 302B no puede ser calculado, debe registrarse como 302 y en otra columna la letra “B”. Veamos un ejemplo para captar mejor la idea:DATOS TEXTO Y VALOR

 

Que son los Gráficos Dinámicos.

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una Tabla Dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica. Es decir Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos. La gran diferencia radica en que cualquier cambio que realices en la Tabla Dinámica repercutirá automáticamente en el gráfico, y cualquier modificación en los filtros del grafico repercutirá de igual manera en la Tabla Dinámica, convirtiéndolo así en un “Grafico Dinámico”.

Límites de las Tablas Dinámicas.

  • Tamaño máximo: No existe una limitante impuesta sobre el tamaño de una Tabla Dinámica, esto más bien depende de cuan potente sea el procesador y la memoria del computador.
  • Número máximo de elementos por campo: el número máximo de elementos por campo es de 1.048.576, si algún campo supera esta cantidad, la Tabla Dinámica no tomará todos los datos y mostrará un mensaje de error.

Consideraciones Finales.

Para finalizar este resumen contextual de Tablas Dinámicas, cabe aclarar que esta es una herramienta de consulta y cálculo que no afecta en lo absoluto la base de datos de origen. Cualquier cálculo, orden o eliminación de fila o columna en una Tabla dinámica no afecta su base de datos, no borra el registro ni realiza ninguna modificación en la Base de Datos ORIGINAL. Por ello Excel nos da la opción de crear una Tabla Dinámica en cualquier lugar, entiéndase, en la misma hoja donde se encuentra la base de datos, en otra hoja del mismo libro o en otro libro de Excel. Siempre haciendo referencia a la misma base de datos.

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